8 (3812) 30-8888

Документооборот


Документооборот
Модуль документооборота наиболее часто используется в государственных структурах, крупном бизнесе, в онлайновых СМИ для организации цепочки движения документа от момента создания до момента публикации с обязательным прохождением через несколько ответственных сотрудников, ведением истории изменении и сохранением копий документов на каждом из этапов.  


Поэтапное редактирование

  • использовать документооборот для статических документов (физические файлы на сайте, меню, цепочка навигации, свойства папок и другие) и для информационных блоков (новости, статьи, пресс-релизы и т.п.); 
  • настроить неограниченное число этапов (статусов), по которым может пройти документ от момента создания до публикации на сайте; 
  • система предпросмотра документов перед публикацией; 
  • использовать визуальный HTML-редактор для работы с документами.

Совместная работа

  • настроить систему оповещения ответственных сотрудников о переводе документов в статус, за который они отвечают, и о необходимости реакции на эти изменения; 
  • система блокирования документа одним пользователем во время редактирования, для исключения одновременной работы над документом несколькими сотрудниками; 

Права доступа

  • назначать права группам пользователей для тех, кто имеет право переводить документы в данный статус, и для тех, кто имеет право редактировать и сохранять документы в данном статусе; 
  • создавать различные последовательности движения документов для разных групп пользователей; 
  • устанавливать группу администраторов документооборота. 

История изменений


  • вести журнал всех изменений, выполняемых через модули управления структурой сайта и информационных блоков, даже без использования документооборота; 
  • вести историю изменений каждого документа на всех этапах документооборота от момента создания до публикации на сайте; 
  • хранить копию документа после каждого изменения статуса; 
  • использовать расширенные средства для поиска документов в истории, при движении документа по статусам и сотрудникам, сделавшим изменение, по документу, по дате изменения и по другим признакам.

Интересные варианты применения модуля

При использовании модуля документооборота с модулем информационных блоков можно организовать прием новостей, пресс-релизов, предложений о публикации ресурсов в каталоге от новых или зарегистрированных посетителей сайта. Для этого группе пользователей Anonymous дается право редактировать пресс-релиз в состоянии «Черновик» и помещать его на статус «Готово к публикации». Редактор сайта получит сообщение по почте о появлении нового пресс-релиза, сможет просмотреть текст и либо принять пресс-релиз к публикации в инфоблоке, либо отклонить его в состояние «Черновик» с указанием причины отказа.