Бизнес-процессы

«Бизнес-процессы» предназначены для автоматизации бизнес-процессов организации, управления всеми этапами процесса и необходимыми для его исполнения действиями. С помощью данного инструмента можно визуально формировать последовательность этапов бизнес-процесса. При этом делать это можно прямо из публичной части вашего портала - без захода в административную.

Возможности

«Бизнес-процессы» позволяют работать практически с любым видом информации на портале. «Бизнес-процессы» - это универсальный инструмент, который используется в самых разных элементах. Это простой, удобный механизм для управления бизнес-процессами, которые происходят в компании и контролируются на Портале. 

Организуйте с помощью модуля «Бизнес-процессы» управление самыми разными бизнес-процессами, от простых до самых сложных. Как пример: публикацию какой-то новости на портале, потом процессы посерьезней - отгрузку заказов, взаимодействие с партнерской сетью или клиентами. Воспользуйтесь готовыми шаблонами бизнес-процессов или создайте свои собственные. 

Бизнес-процесс со статусами 

интеграция с задачами с возможностью поставить задачу и дождаться ее выполнения; создание простых последовательных бизнес-процессов - действия выполняются одно за другим от точки входа до точки выхода; создание сложных разветвленных бизнес-процессов (со статусами, сложными условиями, параллельным выполнением и т.д.) - процессы начала и конца не имеют, в процессе работы происходит переход из одного состояния в другое; отдельная настройка каждого действия в процессе; использование в качестве полей для обработки любого поля документа, шаблона процесса; возможность сворачивать блоки в шаблонах бизнес-процессов;  уточнение параметров документа перед отправкой в обработку (отправка сообщений по e-mail или внутри социальной сети).

Бизнес-процесс - это процесс обращения информации (документов) по заранее заданной схеме. В схеме бизнес-процесса могут быть заданы: одна или несколько точек входа и выхода; последовательность действий (шагов, этапов, функций), совершаемых в заданном порядке и в определенных условиях.

Процесс публикации документа 

Часто используемые действия (утверждение счета, отправка сообщения и т.д.) можно сохранить в отдельном блоке «Мои действия» и потом быстро добавлять их оттуда в свой бизнес-процесс. 

Шаблонные действия

Вы сможете организовать с помощью бизнес-процессов самые разные процессы в вашей компании. Даже в самом простейшем процессе -публикации документов - задаются различные действия, условия выполнения и уведомления сотрудников. Постройте на бизнес-процессах, скажем, согласование счета или оформление командировки, и эти постоянные задачи в компании станут менее хлопотными.

Создание бизнес-процессов

Модуль представляет очень широкие возможности для автоматизации обработки информации. Совершенно не нужно владеть программированием, чтобы задать нужный порядок бизнес-процесса, отобразить его специфичные потребности с помощью простых графических схем. Любой сотрудник вашей компании - пользователь Портала сможет создать новые схемы и изменить существующие.

Последовательный бизнес-процесс 

как создаются бизнес-процессы:  создание и редактирование бизнес-процесса производится в специальном визуальном конструкторе (который присутствует только в редакции Бизнес-процессы; вид визуального конструктора изменяется в зависимости от типа создаваемого процесса – последовательного или со статусом; при создании процесса задаются параметры процесса – данные, которые могут использоваться в любой команде или действии процесса; при создании последовательного процесса в визуальном конструкторе становится доступен список действий, который можно добавить и изменить; добавление действия в визуальном конструкторе производится с помощью всем известной и понятной технологии drag&drop (тяни и бросай) с последующей настройкой параметров; при создании процесса со статусами сначала создаются нужные статусы и настраиваются их параметры, затем задаются команды (они бывают разного типа) для данного статуса. Каждая отдельная команда – это отдельный последовательный процесс.

Создавать свои бизнес-процессы не сложно - вы будете делать это наглядно, пользуясь инструментами визуального проектирования. Такими простыми действиями, как перетаскивания мышью (drag & drop) элементов, вы сможете сформировать и настроить последовательность этапов бизнес-процесса - тех самых разноообразных действий и согласований, необходимых для выполнения бизнес-процессов.

Создание шаблона бизнес-процесса 

Порядок следования информации в компании задается с помощью шаблона бизнес-процесса, который конструируется из ряда действий. А действием этим может быть все что угодно: от создания документа до отправки электронной почты или обновления строки в базе данных.

Типовые бизнес-процессы

Воспользуйтесь готовыми шаблонами бизнес-процессов, которые входят в состав всех редакций продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал». Теперь ситуации в вашей компании, которые требуют утверждения и согласования, будут под контролем. Вы без труда ознакомите нужных сотрудников с каким-то важным документом, сформируете экспертную группу для его оценки и получите компетентное резюме по документу. 

Шаблоны бизнес-процессов 

Последовательный процесс «Простое утверждение/голосование»  Рекомендуется для ситуаций, когда требуется принятие решения простым большинством голосов. В его рамках можно включить в список голосующих нужных сотрудников, назначить конечную дату утверждения, определить % голосов, при которых документ считается принятым, дать возможность комментировать свое решение голосовавшим. По окончании голосования всем участникам сообщается принятое решение, процент проголосовавших и процентное соотношение голосов. Процесс «Утверждение по первому голосу»  Рекомендуется для ситуаций, когда достаточно одного экспертного мнения из некоторого сообщества. В рамках этого процесса задается список сотрудников, имеющих право принять решение в уведомлением о начавшемся процессе. Задается временной период для принятия решения. Процесс считается завершенным по первому отозвавшемуся сотруднику. Процесс со статусами «Утверждение консенсусом»  Рекомендуется для ситуаций когда требуется общее согласие по принимаемому решению. Имеет только три статуса: Черновик, На утверждении, Опубликовано. В рамках процесса указывается список участников. Участники могут принимать решение вида: «да/нет». В случае принятия решения всеми «да» - документ считается принятым. В случае принятия решения хотя бы одним сотрудником «нет» - документ возвращается на доработку. Процесс со статусами «Двухэтапное утверждение»  Рекомендуется для ситуаций утверждения документа с предварительной экспертной оценкой. В рамках процесса на первом этапе документ утверждается экспертом. Если им документ не утвержден, то он возвращается на доработку. Если утвержден, то документ передается для принятия решения группой сотрудников простым большинством голосов. Если документ не принят на втором этапе голосования, то он возвращается автору на доработку и повторяется процесс утверждения. Процесс «Ознакомление с документом»  Предназначен для ситуаций, когда группу сотрудников нужно ознакомить с каким-то документом. В рамках процесса задается группа работников, которая должна быть поставлена в известность. Задается срок для ознакомления. Дается право оставлять комментарии. По окончании бизнес процесса выводится процент ознакомившихся. Процесс «Экспертная оценка»  Рекомендуется для ситуаций, когда для принятия решения по документу лицу, принимающему решение, нужна экспертная оценка по документу. В рамках процесса назначается экспертная группа, каждый участник которой может высказать свое мнение по документу. Мнения передаются лицу, принимающему решение, который утверждает или нет документ. Универсальный бизнес-процесс оплаты счетов  Реализован с учетом новых прав доступа и интегрирован с задачами. Бизнес-процесс «проводит» счет по этапам утверждения от сотрудника до директора, и только затем счет уходит в бухгалтерию на оплату. Бизнес-процессы для CRM - для обработки Лидов и Сделок .

Типовые бизнес-процессы включены в состав редакций Компания и Совместная работа как неизменяемые процессы. Их можно настроить на работу с нужными сотрудниками, но нельзя изменить схему прохождения документа. В редакциях Бизнес процессы и Холдинг присутствует визуальный конструктор, который позволяет изменять типовые бизнес процессы и создавать собственные. 

Универсальный бизнес-процесс оплаты счетов

В поставку продукта включен типовой бизнес-процесс для оплаты счета - «Универсальный бизнес-процесс оплаты счетов». Счета – самый первый и самый массовый процесс, который настраивают все компании. Типовой бизнес-процесс реализован с учетом новых прав доступа и интегрирован с задачами. Это прекрасный пример для компаний, желающих незамедлительно начать использовать бизнес-процесс, доработать его или создать свой на его основе. Бизнес-процесс «проводит» счет по этапам утверждения от сотрудника до директора, и только затем счет уходит в бухгалтерию на оплату. 

Универсальный бизнес-процесс оплаты счетов 

Бизнес-процесс построен так: 

• «Автор» загружает счет (заполняет все поля).
• Сообщение о новом счете (что его нужно подтвердить) уходит «Начальнику подразделения» (в джаббер и почтой).
• После утверждения «Начальником подразделения» счет уходит на утверждение «Директору по маркетингу».
• Потом счет должен утвердить «Генеральный директор» или «Директор по развитию компании».
• Затем счет переводится в статус «К оплате».
• Сообщение об оплате получает «Бухгалтер подразделения». После оплаты он меняет статус на «Оплачен».
• Автору уходит сообщение о том, что нужно собрать документы.
• После того, как документы собраны (отданы в бухгалтерию), автор меняет статус на «Документы собраны».
• «Бухгалтер подразделения» подтверждает это.
• Бизнес-процесс закрывается.

Запуск бизнес-процесса

Бизнес-процесс запустится вручную или автоматически - в зависимости от того, как вы его настроили. При этом способ запуска не повлияет на его исполнение. А сам процесс может иметь несколько экземпляров, каждый из которых работает независимо от других. 

Новый бизнес-процесс

Допустим, вы хотите запустить бизнес-процесс, связанный с каким-то документом. В колонке действий у нужного документа выбираем «Новый бизнес процесс», а из открывшегося списка - нужный бизнес-процесс. После этого в открывшейся форме заполняем поля (для каждого типа процесса свои) и нажимаем кнопку «Запустить».

Запуск бизнес-процесса

Стоит воспользоваться возможностью встраивания в бизнес-процесс уведомлений. Если в бизнес-процессе уведомление предусмотрено, то сотрудник-участник процесса получит его, как только ход бизнес-процесса дойдет до операции, требующей его внимания. Хотите увидеть, сколько заданий у каждого сотрудника? Перейдите на закладку «Бизнес-процессы» на его личной странице.

Интеграция CRM c бизнес-процессами

Теперь в CRM для обработки Лидов и Сделок вы можете использовать бизнес-процессы. Подключаются бизнес-процессы прямо из списков элементов - вы можете выбрать один из готовых и настроенных бизнес-процессов. А с помощью Дизайнера бизнес-процессов вы можете создать новый бизнес-процесс и включить в него все возможные действия над элементом CRM: выполнить какое-то действие, разослать письма, назначить ответственных, поставить задачу и т.д. 

Бизнес-процессы в Сделках

В ходе выполнения бизнес-процесс может автоматически изменять статусы элементов CRM, заполнять какие-то поля, создавать новые элементы, например, сделки. 

Бизнес-процесс «Выполнение по стадиям» 

В поставке продукта - 2 стандартных бизнес-процесса для CRM:

• Выполнение по стадиям (сделки)
• Обработка лидов (лиды)

Стандартные бизнес-процессы для CRM включены во все редакции продукта. В старших редакциях - Бизнес-процессы и Холдинг вы можете изменять стандартные бизнес-процессы и создавать новые с помощью Дизайнера бизнес-процессов. 

Коллективная работа

Немаловажный момент: в схему любого бизнес-процесса вы можете включить элементы контроля над его выполнением. Более того, можете организовать коллективную работу в каком-то проекте, упорядочив, скажем, процесс согласования важных этапов в виде голосования. В чем плюс - участникам проекта в этом случае даже не нужно собираться физически - где-то в переговорной. 
   
Задачи на бизнес-процессах

Нужно особо отметить, что «Бизнес-процессы» - это универсальный инструмент, который можно и нужно задействовать в самых разных элементах. Этот простой и удобный механизм здорово вам пригодится для управления многими бизнес-процессами, которые происходят в компании и контролируются на Портале. Таким образом, новый модуль позволяет работать практически с любым видом информации на сайте. Как пример, настройте управление всеми задачами на Портале на бизнес-процессах - и процесс постановки задач и контроля над их выполнением станет гораздо гибче. А это, в свою очередь, повысит эффективность выполнения задач в рабочих группах.

Теперь вы можете автоматизировать бизнес-процессы компании! Сможете управлять этапами процессов и всеми действиями, необходимыми для его исполнения.   

Модуль «Бизнес-процессы» обладает принципиально другой архитектурой и содержит обширный и значимый функционал. Это одна из причин, по которой Дизайнер бизнес-процессов (визуальный редактор, позволяющий создавать новые бизнес-процессы) включен только в «старшую» редакцию «1С-Битрикс: Корпоративный портал»: Бизнес-процессы и Холдинг. Набор типовых шаблонов бизнес-процессов входит во все редакции продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал».

Командировки и отпуска

Как выполняется бизнес-процесс «Я еду в командировку»? 

• Сотрудник выбирает в каталоге готовый бизнес-процесс, запускает его.
• Система предлагает ему распечатать образец документа, заполнить его и отнести в бухгалтерию.
• Сотрудник выполняет это и отмечает в бизнес-процессе.
• Бухгалтер получает сообщение, выплачивает ему командировочные или передает на утверждение руководителю - тем самым от себя продвигает процесс дальше.
• И так далее вплоть до создания отчета по командировке: система сообщает, напоминает, предлагает бланки и т.д.

При этом, что важно, бизнес-процесс содержит в себе и аккумулирует все документы, которые порождаются в процессе его выполнения. Возможен сбор дополнительной информации – на любом из этапов можно запросить необходимые данные у любого из участников бизнес-процесса, по ходу выполнения скорректировав бизнес-процесс. Более того, на любом этапе выполнения бизнес-процесса можно пополнить его новыми действиями: добавить, скажем, задачи, или события в календарь.