8 (3812) 30-8888

Экстранет

«Экстранет» позволяет компании осуществлять конфиденциальную связь с поставщиками, дистрибуторами и другими внешними пользователями без доступа к внутрикорпоративной информации. Пригласите коллег из других компаний в Экстранет, - и работайте над общими проектами. Используйте в работе весь функционал рабочих групп: ставьте задачи, обменивайтесь сообщениями, назначайте встречи в календаре, обсуждайте проекты на форуме и в «Живой ленте», публикуйте общие документы, ведите общую базу знаний, пользуйтесь поиском и многими другими возможностями корпоративного портала.

Экстранет

Экстранет - защищенное перекрестное информационное пространство для взаимодействия с «внешним» миром. Это общая веб-территория для эффективного сотрудничества с другими компаниями. Концепция Экстранета с упрощенным интерфейсом - Экстранета, которому не нужно обучать - позволяет приглашенным участникам быстро начать работу на портале без предварительного обучения. При разработке концепции учитывались пожелания компаний, которые на первое место ставят легкие коммуникации и эффективность работы. 

Рабочие группы Экстранет 
Рабочие группы Экстранета 

В соответствии с этой концепцией сотрудники вашей компании всегда работают внутри корпоративного портала. Внешние пользователи видят только данные рабочей группы, куда их пригласили. При этом концепция использует гибкую и мощную систему разграничения прав доступа к информации на портале.

Чтобы начать работу в Экстранете:

  • создайте рабочие группы для Экстранета;
  • пригласите в группы внешних участников;
  • включите нужный функционал рабочих груп;
  • начните совместную работу в «Живой ленте».

Рабочая группа Экстранет 
Рабочая группа Экстранет

Коллективная работа в Экстранете полностью аналогична работе в рабочих группах на портале - в той же привычной среде. Благодаря этому компания может приглашать в рабочие группы Экстранета внешних пользователей, размещать в них документы и файлы, не опасаясь просмотра другой внутрикорпоративной информации. Приглашенные в Экстранет внешние пользователи не имеют доступа к информации на корпоративном портале.

Создайте группы для Экстранета 

Группы, доступные для Экстранета, работают на тех же принципах, что и другие группы на корпоративном портале. Поэтому вам не придется переучивать сотрудников для управления новым проектом и работы с внешними пользователями. Коллективная работа в Экстранете полностью аналогична работе в рабочих группах на корпоративном портале - в той же удобной и привычной среде. 

Группа доступна в Экстранете 
Группа доступна в Экстранете 

Чтобы начать работу с приглашенными пользователями: 
  • создайте новую рабочую группу;
  • включите для группы нужный функционал; 
  • сделайте группу доступной в Экстранете;
  • пригласите внешних сотрудников по e-mail.



Компания, к примеру, веб-студия, может создать отдельную рабочую группу для разработки какого-то сайта, пригласить в нее заказчика, внутри группы хранить все документы и эскизы, быстро обсуждать свою работу, ставить задачи, планировать сроки. При этом веб-студии не нужно дублировать информацию в группы Интранета. 

Работа с приглашениями в «Битрикс24»

Пригласить и «прописать» одновременно!

Процедура создания и приглашения на портал удобна и проста. Во-первых, это делается в одной форме. Во-вторых, новый сотрудник сразу же «привязывается» к структуре компании - «прописывается» в нужное подразделение. В-третьих, вы сразу же приглашаете нового коллегу в рабочие группы, в которых он должен участвовать.
Пригласить в отдел и группу 
Пригласите сотрудника сразу в отделы и группы
Пригласите и «пропишите» внешнего пользователя

Вы устали от недошедших приглашений в группы Экстранет для внештатных сотрудников? Теперь вы сможете зарегистрировать их самостоятельно. Вы можете в той же форме пригласить сотрудника, сделать его участником сразу нескольких рабочих групп, пройти за него этап регистрации, отправив сразу данные для входа.
Пригласить в группу 
Пригласить «внешника» в группу
Приняв приглашение, ваш приглашенный клиент или партнер будет зарегистрирован как внешний экстранет-пользователь и автоматически станет участником указанных групп. 

Пригласите в группы внешних участников

Диалог создания рабочей группы позволяет сразу настроить функциональность группы и пригласить в нее участников - внешних экстранет-пользователей. 

Приглашение внешних пользователей 
Приглашение внешних пользователей

Чтобы начать работу с приглашенными пользователями, достаточно в настройках группы указать, что она доступна в Экстранете. Начиная с этого момента вы можете приглашать в такую группу сторонних участников, отправляя им сообщения по e-mail. Участники получают приглашения, заходят по ссылкам в них на портал и сразу же приступают к работе - в той группе, куда их пригласили. Фактически такая группа разделяется межу сотрудниками портала и внешними экстранет-пользователями. 

«Живая лента» для Экстранета

Вся работа в группе Экстранет строится на базе полнофункциональной «Живой ленты». Все события в экстранет-группе отображаются в «Живой ленте»: опубликованы новые фотографии, загружены документы в файлы группы, началось новое обсуждение, добавлена запись в базу знаний Wiki и так далее. Приглашенные коллеги видят всю эту информацию и легко вливаются в работу, используя привычные для соцсетей инструменты. 

Живая лента Экстранета 
«Живая лента» Экстранета

Например, приглашенные пользователи могут не знать поначалу, как работать с задачами. Но они видят поставленные задачи в «Живой ленте», могут оставлять комментарии к ним, «лайкать» эти комментарии и прилагать к ним файлы. Точно так же обстоит дело и с фотографиями. 

Приглашеный пользователь отправляет файл через портал 
Приглашенный пользователь отправляет сообщение с файлами 

Пользователи Экстранета могут просматривать и комментировать добавленные в группу изображения (например, эскизы новых проектов) прямо из Живой ленты. При этом каждый такой комментарий создает в ленте отдельное событие. И, наконец, экстранет-пользователи могут читать «Живую ленту» своей группы с мобильных устройств. И не только смотреть, но и писать сообщения ее участникам, и комментировать все, и конечно же, нажимать кнопку рейтинга «Мне нравится!» 

Сбытия из Экстранета в Живой ленте компании 
События Экстранета в Живой ленте компании 

«Живая лента» внешнего пользователя содержит только данные видимой ему группы. В «Живой ленте» сотрудника события из Экстранета помечаются специальным образом. Видны такие экстранет-события только участникам экстранет-групп и руководству компании. 

Функционал рабочих групп для Экстранета

В экстранет-группах можно не только вести тематические обсуждения, но и фиксировать их результаты, а также ставить задачи и контролировать их выполнение. Приглашенные участники публикуют общие файлы и фотографии, планируют мероприятия в календаре, обмениваются сообщениями, создают структурированные списки и каталоги, сообща работают над базой данных Wiki. И вся работа в группе отображается в «Живой ленте» - ваши коллеги из других компаний видят все события в группе, комментируют и голосуют за них. 

Экстранет для приглашенного пользователя 
Экстранет для приглашенного пользователя 


Набор возможностей для экстранет-группы:
  • «Живая лента» - отображение всех событий в группе;
  • Задачи - управление задачами, диаграмма Ганта
  • Файлы - файловое хранилище;
  • Календарь - все события группы на одной календарной сетке;
  • Форум - обсуждения + архив почты;
  • Сообщения - публикация сообщений в группу;
  • Фото - фотогалерея с массовой загрузкой фотографий, рейтингами и обсуждениями;
  • Поиск - встроенный социальный поиск по содержимому группы
  • Списки - работа с каталогами и структурированными списками данных;
  • Wiki - база знаний группы.
Пользователю Экстранета доступен практически весь функционал корпоративного портала: работа с документами, раздельные права, «лайки», поиск по содержимому документов, задачи, календарь, сообщения, файлы, фото, форум и прочее.
К примеру, задачи глазами экстранет-пользователя выглядят так же, как и задачи у сотрудника в проекте на портале. Сотрудник, в свою очередь, видит эти задачи у себя в списке - в соответствующей группе, и в эту группу может ставить новые задачи внешним пользователям. 

 
Приглашенный пользователь видит задачу 

Мгновенные сообщения между сотрудниками и приглашенными пользователями ходят так же, как обычно на портале. Сотрудник видит в своем списке контактов группы из Экстранета, в которых он участвует. Экстранет-пользователь - только контакты этой группы. 

Веб-мессенджер для экстранет-пользователя 
Веб-мессенджер экстранет-пользователя

Центр нотификации Веб-мессенджера исправно выводит информацию о событиях в Экстранете - о приглашениях, например, в группу или на встречу, сообщает о новых «лайках», поставленных бизнес-процессах, задачах и прочих событиях. Конечно же, только для тех сотрудников, которые работают с партнерами и клиентами в экстранет-группах. 

Документы экстранет-пользователя 
Документы экстранет-группы 

Календарь координирует совместную работу ваших сотрудников и приглашенных лиц, поскольку предоставляет информацию об их присутствии в офисах. В базе знаний хранится весь опыт, накопленный в рабочих группах Экстранета, и этот опыт можно передавать новым коллегам. Участники экстранет-группы могут публиковать общие файлы, обмениваться документами через портал, пользоваться встроенным поиском по содержимому группы и делать еще многое другое. 


Приглашенный пользователь Экстранет не увидит структуру вашей компании и контакты, не будет участвовать в обсуждении жизни компании в общей «Живой ленте», не сможет просмотреть корпоративную фотогалерею, и не узнает у кого из ваших сотрудников ближайший день рождения. Все это для него «под замком» - как и положено экстранет-пользователю. 

Зачем вашей компании Экстранет?

Вместе с Экстранетом ваша компания получает множество преимуществ, таких как снижение затрат на обслуживание клиентов, удобство работы с партнерами за счет более простого, удобного и контролируемого рабочего пространства, предоставляемого для сотрудничества.

Общая веб-площадка 
Доступ и безопасность 
Коллективная работа

Инструменты 
Официальная информация 
Работа с документами 

Объединение двух информационных пространств 

Экстранет - это защищенное перекрестное информационное пространство для взаимодействия с «внешним» миром. Это специально созданная общая веб-территория для эффективного сотрудничества с другими компаниями. Пригласите в рабочие группы Экстранета коллег из дружеских компаний: поставщиков, дистрибуторов, партнеров, - и сможете решать с ними общие задачи. При этом и связь с «внешними» пользователями будет конфиденциальной, и безопасность Интранета не нарушится. 

Доступ и безопасность

Приглашенные пользователи, не являющиеся сотрудниками компании, получают ограниченные права доступа, причем, только к Экстранету - без возможности просмотра внутрикорпоративной информации на Портале. При этом, сотрудники вашей компании смогут также вступать по приглашению в рабочие группы Экстранета. Смогут обсуждать с приглашенными пользователями вопросы в группах (в форумах, блогах), совместно работать с общими документами, планировать активность в календаре, ставить задачи и следить за их выполнением, публиковать отчеты и так далее. Для перехода в Экстранет вашим сотрудникам даже авторизация не потребуется - достаточно нажать на кнопку «Экстранет». 


Политика безопасности: 
  • доступ к Экстранету из Интернета возможен только по авторизации;
  • внешние пользователи приглашаются в Экстранет по электронной почте;
  • приглашенные в Экстранет внешние пользователей не имеют доступа к информации на корпоративном портале.

Коллективная работа

В чем достоинства Экстранета, как нейтральной территории, совместной полосы и пространства для встреч? Это ресурс, работающий на тех же принципах, что и Интранет. Поэтому вам не придется переучивать сотрудников для управления новым проектом и работы с внешними пользователями. Коллективная работа в Экстранете полностью аналогична работе в Рабочих группах на корпоративном портале - в той же удобной и привычной среде.


Особенности: 
  • в Экстранете нет понятия открытых и видимых групп, как в Интранете; 
  • группы создают только администраторы Экстранета и сотрудники, которым это разрешено;
  • вступить в группу по собственной инициативе невозможно - только по приглашению;
  • политика безопасности работы в группах Экстранета ужесточена;
  • в архивных группах невозможно произвести никаких изменений.

Инструменты коллективной работы

Приглашенные пользователи получают в свое распоряжение все инструменты рабочих групп и корпоративного портала. Попадая в среду социального Интранета, коллеги из других компаний быстро включаются в работу, им не нужно осваивать возможности портала и привыкать к его интерфейсу. «Живая лента» экстранет-группы помогает быстро наладить коммуникации и упростить взаимодействие всем участникам Экстранета. 

Официальная информация

  • список сотрудников Экстранета включает только тех пользователей Интранета, которым разрешена работа в Экстранете;
  • раздел Контакты содержит список внешних пользователей, с которым вы сотрудничаете или сотрудничали в рамках Рабочих групп с вашим участием;
  • внешние пользователи видят только Контакты из общих групп.

Работа с документами

  • тип документооборота в Экстранете обусловлен используемой вами редакцией «1С-Битрикс: Корпоративный портал»;
  • при использовании редакции Бизнес-процессы в Экстранете можно организовывать сложные бизнес-процессы;
  • поиск возможен только по доступным ресурсам Экстранета: документам, форумам, блогам и другим разрешенным администрацией инфоблокам (поиск по пользователям отключен);
  • библиотека документов работает так же, как и на Портале;
  • доступ возможен только к тем документам, которые загружены на Экстранет - вашими или приглашенными сотрудниками.