Планерки и собрания

Планерки - обязательный инструмент деятельности любой организации. Новый инструмент сокращает время на подготовку, делает удобным и быстрым проведение и сбор отчетности по собранию, позволяет контролировать исполнение поставленных на собрании целей, хранить историю и обеспечить «прозрачность» всего процесса для руководства.

Участники собрания распределяются по ролям и действуют в соответствии с ними. «Организатор» создает собрание, распределяет обязанности между участниками и закрывает его. «Секретарь» пишет отчет. «Докладчики» отчитываются по вопросам повестки дня. Все накопленные материалы собрания уходят в архив и доступны в дальнейшем для просмотра участниками собрания и руководством компании. Между однотипными собраниями устанавливается связь - незакрытые вопросы из предыдущих планерок наследуются, а на текущем совещании планируется следующее. 

Создание нового собрания

 
Новое собрание 

«Организатор» при создании собрания указывает тему (предмет обсуждения), добавляет описание и подгружает к нему, если нужно, файлы, выносит на повестку вопросы. Каждый вопрос повестки кроме короткого названия можно расширить - прикрепить к нему файлы и подробное описание, назначить ответственного и задать срок. Задается дата, время и длительность собрания, приглашаются участники, назначается секретарь, выбирается место проведения. После нажатия кнопки «Создать собрание» мероприятие готово и ждет своих участников в назначенное время. Инициатор собрания может его начинать. 

Подготовка к собранию

Как только создается новое собрание, его участники получают уведомления - извещения о предстоящем собрании со всеми подробностями и приложенными файлами. Механизм подтверждения или отказа от участия в собрании, как и прежде, включается через календари. Каждый участник видит полное описание - повестку собрания, его вопросы, что конкретно ему приготовить к собранию - какие вопросы на нем, как ответственном и так далее. 

 
Предварительные отчеты 

Участники могут подготовиться к собранию - написать комментарии как к самой планерке, так и к своим вопросам, подгрузить к вопросам файлы, написать предварительные отчеты, а также предложить рассмотреть на собрании другие вопросы. 

Связь с предыдущими планерками

Следующее собрание по образу и подобию предыдущего - или из интерфейса самого собрания, или из списка всех собраний на портале. 

 
Создание новой планерки на основе предыдущей 

При этом видно, что именно было на прошлой планерке - какие вопросы остались незавершенными, какие задачи невыполненными, какие документы использовались и т.д. Все это можно и нужно использовать при создании новой планерки. 
 
Перенос старых вопросов 

Часто вопросы «перетекают» по времени, переносятся, откладываются. В функционале собраний на портале такие «переходящие» вопросы можно просто вставить в новую планерку, а не создавать заново. 

 
Вопросы из предыдущего собрания 

Вы видите, какие из вопросов/подвопросов не завершены и добавляете их в новую планерку по одному или целыми группами. 

Протокол

 
Отчет по вопросу собрания 

По умолчанию протокол собрания пишет назначенный «Секретарь». Однако каждый участник может добавлять свои отчеты-комментарии, привязывая их к вопросам повестки. Возможно, протокол по вопросам, у которых назначены ответственные, будет удобнее вести этим ответственным сотрудникам. 

Интеграция с задачами

Это очень удобно - распределять задачи сразу по ходу планерки. И «раздавать» эти задачи тут же - прямо на планерке. Чем хорош такой способ постановки задач из планерок - задачи всегда под контролем. Переходя от планерки к планерке, вы отслеживаете ход выполнения этих задач. 

 
Задачи, привязанные к собранию 

Каждый вопрос собрания можно добавить в новую задачу или привязать какой-то вопрос к задаче существующей. Эти задачи и ход их выполнения отображаются в отчете по каждому вопросу. В списке связанных с вопросами собрания задач отображаются все самые важные параметры - ответственный и постановщик, статус, важность и срок. Прямо из этого списка можно быстро отредактировать любую из задач, например, передвинуть какой-то задаче дедлайн, если ответственный занят другими работами. 

Оценка руководителем

 
Просмотр материалов собрания 

Руководитель компании может просматривать все текущие и завершенные собрания по подразделениям и давать им оценки. Он видит, что именно обсуждалось на планерке, какие решения приняты, какие документы выработаны, какие задачи поставлены по каждому вопросу, кто за них отвечает и в каком статусе они находятся на текущий момент. Руководитель делает выводы, планирует дальнейшую работу подразделений и всегда находится в курсе текущих проектов в компании. 

Функционал организации собраний, планерок и совещаний - эффективный сервис планирования. Теперь в вашей компании собрания будут проходить под контролем, нацеливаться на результат и станут еще одним инструментом для повышения эффективности бизнеса.