8 (3812) 30-8888

Send&Save. Дублирование почты на портале

Благодаря технологии Send&Save переписка сотрудников по электронной почте дублируется на корпоративном портале, архивируется по темам и индексируется внутренней системой поиска. Также вы можете заносить данные в CRM из электронной почты. Это позволяет не только сохранить важные контакты, данные, обсуждения и защитить компанию от потери информации, но и предоставить доступ к архиву другим сотрудникам в соответствии с их правами доступа.

Архивы почты в рабочих группах 

Направьте весь поток почтовой переписки на портал, и все письма вместе с вложениями будут собираться в архивах почты рабочих групп. Участники каждой рабочей группы смогут вести обсуждения внутри групп по e-mail. Кроме этого, коллеги увидят сообщения из почты в «Живой ленте» и смогут ответить на них прямо на портале. 

Архив почты в рабочей группе Сообщение из почты в Живой ленте
Архив почты в рабочей группе Сообщение из почты в «Живой ленте»

Письма, отправленные на специальный адрес или со специальной пометкой в теме, импортируются в обсуждения в рабочих группах корпоративного портала. Для каждой темы создается отдельная ветка и, таким образом, весь архив переписки сохраняется. 

Поиск по архиву почты в группе 
Поиск по архиву почты в группе 

Вы очень быстро найдете любое, даже очень старое сообщение, пользуясь поиском по архиву почты в группе (с учетом прав доступа сотрудников). 

Настройка интеграции обсуждения с e-mail 
Настройка интеграции обсуждения с e-mail 

Чтобы почта собиралась в архиве рабочей группы: 
  • определитесь со сценарием использования технологии Send&Save в компании;
  • в рабочей группе настройте интеграцию обсуждения с e-mail:
    • выберите ящик (SMTP или POP3);
    • придумайте e-mail для текущей группы;
    • задайте подстроку (тег) в теме писем, по которой будет определяться группа.
  • ставьте в копию писем придуманный e-mail; 
  • или добавляйте в темы писем заданный тег. 

Как пример использования Send&Save 
  • На вашем портале запущен SMTP сервер.
  • Вы создаете группу «Сайты», заводите для нее адрес sites @portal.ru, приглашаете участников в группу.
  • Вы пишете письмо коллегам из почтовой программы и в копию ставите e-mail рабочей группы - sites @portal.ru.
  • Отправляете сообщение. SMTP сервер принимает его и автоматически помещает в группу для обсуждения.
Обсуждение по e-mail в группе 
Обсуждение по e-mail в группе «Сайты» 

Все сообщения на sites @portal.ru будут доступны членам группы. Участнику группы будут отправляться сообщения по E-mail (если он подписан), и на них можно будет просто отвечать. А чтобы добавить нового пользователя в список рассылки sites @portal.ru, достаточно пригласить его в эту рабочую группу «Сайты». 
  
Таким образом работают почтовые потоки, идущие по SMTP, и традиционный вариант сбора почты по POP3. При этом используются заранее настроенные правила, когда в заголовок письма вставляются специальные теги для выбранной группы. 

Технология Send&Save

Электронная почта традиционно остается в большинстве компаний единственным инструментом внутреннего общения, а это нередко приводит к тому, что знания сотрудников «разбросаны» по почтовым ящикам и их невозможно собрать в одном месте. С уходом сотрудника данные теряются навсегда. Технология Send&Saveпозволяет избежать подобных трудностей - сохраняет всю переписку компании в архивах почты рабочих групп на корпоративном портале. 

Прямо на портале вы можете вести обсуждения внутри рабочих групп по e-mail. Реализовано несколько способов использования этой возможности. Выбирайте самые удобные для вашей компании - те, которые позволят интегрировать все почтовые потоки внутрь вашего портала. 

Общий POP3 ящик  
Общий POP3 ящик 


Двунаправленный обмен данными (из электронной почты на портал и обратно) возможен через встроенный SMTP-сервер, а также через внешние POP3-ящики. 

Пять сценариев использования: 
  • встроенный SMTP сервер (*@домен)
  • общий POP3 ящик (*@домен)
  • один ящик для каждой рабочей группы (группа@домен)
  • пометка сообщения в теме письма при использовании одного ящика на все группы (ящик@домен)
  • помещение почтовой переписки в обсуждение рабочих групп

Интеграция Send&Save с CRM 

Вы можете заносить в CRM данные с помощью электронной почты. Вы ставите в копию писем специальный адрес для CRM на вашем портале (например, crm @cp.company.ru) - и вся переписка «подшивается» к определенным элементам CRM. Все элементы в CRM в соответствии с типом почтовых сообщений создаются автоматически - система определяет от кого пришли сообщения, кем перенаправлены, кому предназначены, какова их тематика. Вся переписка хранится в событиях элементов CRM - письма привязываются к тем элементам CRM, в которых содержатся e-mail из переписки. 

Переписка «подшивается» в события CRM 
Переписка «подшивается» в события CRM 


Благодаря интеграции с почтой вся переписка сотрудников не теряется, упорядочивается, а вашим event-менеджерам и маркетингу не придется больше вручную заносить данные в CRM из своей почты и тратить на это много времени. Вручную ваши менеджеры заносят в CRM только результаты каких-то встреч, семинаров и других мероприятий. 

Настройка интеграции с почтой по технологии Send&Save 
Настройка интеграции с почтой по технологии Send&Save 


Интеграция почтовых сообщений с CRM основана на технологии Send&Save. Переписка сотрудников по электронной почте дублируется на корпоративном портале и индексируется внутренней системой поиска. Это позволяет не только сохранить важные контакты, данные, обсуждения, но и защитить компанию от потери информации.