Учет ресурсов в задачах

• Высокая прозрачность работы
• Легко контролировать сроки
• Исполнительная дисциплина
• Учет времени для проектных команд

Включить учет времени!

• Активизируйте «Учитывать время»
• Задайте плановое время
• Или разрешите это сделать исполнителю

Счетчик учета времени

• Зеленый счетчик: задача выполняется
• Серый счетчик: задача на паузе

Если по задаче ведется только подсчет времени, но плановое время не задано - цифры всегда остаются черными. Счетчик отображает только затраты времени.

Если забыл нажать на паузу?

Откорректировать!

Система позволяет откорректировать затраченное время на задачу. При необходимости можно добавить время вручную или откорректировать затраченное время.

Когда вы завершаете день, активная задача автоматически прерывается, и на следующий день вам нужно ее «стартовать». Активной - выполняющейся в данный момент у вас может быть только одна задача, система следит за этим.

 

Контроль над задачами из «Рабочего дня»

На любой странице портала!

Находясь на портале, вы всегда будете знать, что у вас есть в работе задача с учетом времени. Счетчик такой задачи выводится на минимизированной панели «Рабочий день». На любой странице портала вы можете поставить свою текущую задачу на паузу или стартовать новую, распахнув интерфейс «Рабочий день».

Включать/выключать и переключаться

Панелька с информацией о выполнении задачи с учетом времени добавлена в интерфейс «Рабочего дня». С ее помощью вы всегда проконтролируете время по задаче. Включайте/выключайте задачу, переключайтесь на другие задачи из плана на день.

Не забывайте - в работе может быть только одна задача, по которой ведется учет времени. Остальные на паузе!

Интерфейс «Рабочий день» помогает планировать задачи и события на день, отмечать начало и конец рабочего дня, писать отчет за день. В соответствии с введенной информацией ведется учет рабочего времени каждого сотрудника и выводится в отчете по отработанному времени для руководства.

Счетчики в задачах: убей счетчик!

Основной акцент в сценарии использования задач - на исполнительной дисциплине. В задачах работают счетчики, помогающие руководителям контролировать своевременное исполнение задач в подразделении. Руководитель видит, сколько и каких именно задач не выполнил в срок подчиненный, и может выяснить: «Почему?». Такие инструменты упрощают работу руководителя, в любой момент получающего «живую» статистику по задачам отдела. 

Счетчики в задачах:

• показывают количество задач с нарушениями
• помогают следить за исполнением, не забывать о сроках
• позволяют легко контролировать задачи подчиненных

Подчиненным счетчики в задачах помогают не допускать нарушений. Система четко показывает каждому сотруднику, что он должен сделать сейчас, какими именно задачами заняться. 

Счетчики не дают забыть про сроки!

В задачах работают счетчики, говорящие о том, что у вас есть задачи с какими-то нарушениями. У вас в задачах «висит» счетчик «8»? Значит 8 задач требует вашего внимания! Смотрите «расшифровку» - 1 задача не просмотрена, 4 - просрочены, 3 - без крайнего срока. Отреагируйте на счетчик! 

Счетчик - это проблема! Счетчиков быть не должно!

О чем «говорит» счетчик? Есть проблема! Вы не уложились в дедлайн, не оценили задачу, требующую вашего внимания и т.д. Счетчик явно показывает, что в задачах затор, и пора их сдвинуть с мертвой точки. 

Вы должны что-то сделать с проблемной задачей: перенести срок, если не успеваете ее выполнить, согласовать этот срок с постановщиком, если вам не разрешено самому отодвинуть крайний срок. 

Разделение ролей

Разделение ролей в задачах - инструмент «Битрикс24», помогающий руководителю понять загруженность сотрудников - над чем конкретно они работают и проконтролировать исполнительную дисциплину. Дополнительные инструменты - маркировка по важности и срокам, быстрые фильтры и ссылки-идентификаторы позволяют сотрудникам точно отобрать задачи, за которые прямо сейчас нужно взяться. Найти отдельную задачу от коллеги можно буквально в два клика. 

Я исполнитель: Делаю

Сколько задач? Всего, новых, просроченных или без крайнего срока?

Задачи сортируются по статусам и срокам. Самые важные задачи выделяются красным цветом и выводятся сверху. Дополнительно у просроченных задач выделяется фоном дедлайн.

Я постановщик: Поручил

Я постановщик - контролирую задачи, поставленные коллегам

Задачи, которые вы поставили и делегировали коллегам, нуждаются в таком же контроле, как и те, что поставили вам. Раздел «Поручил» позволяет не упустить из виду такие задачи и проконтролировать их выполнение. 

Раздел «Поручил»

• выводит список поставленных вами задач;
• помогает избежать просрочки;
• напоминает о задачах, требующих вашего контроля

Подтолкните коллегу - дедлайн уже близко!

Вы можете быстро отобрать самые срочные и важные задачи, поставленные вами коллегам. Напомнить ответственным о приближении дедлайна, вмешаться в ход выполнения задач любым способом, например, написать комментарий. Счетчики в разделе будут постоянно напоминать вам о необходимости контроля. Например, вы узнаете, что задача завершилась и ожидает вашего контроля.

Я руководитель отдела: Руковожу

Я руководитель отдела – контролирую своих подчиненных

В разделе «Руковожу» для руководителей подразделений выводится настоящая сводка по задачам подчиненных. Анализ этого раздела помогает руководителю оценить «узкие» места в бизнес-процессах, например, определить, где задачи выполняются с низким качеством. Раздел позволяет не только контролировать исполнение задач в отделе, но и выявлять те стороны работы, которые нуждаются в развитии. 

Руководитель видит:

• сколько задач у подчиненных в статусе незавершенных
• сколько у каждого просрочено личных задач
• сколько задач поручено и сколько из них требует внимания

«Горячая» сводка по задачам отдела

Раздел «Руковожу» отображает «живую» статистику по задачам подчиненных и самого руководителя. Руководитель анализирует этот раздел, видит загрузку отдела, знает, как справляется с задачами каждый его подчиненный. В любой момент руководитель может исправить ситуацию, если задачи не выполняются в срок (провести тренинги в компании, замотивировать сотрудников). И, наоборот, за хорошую работу выдать вознаграждения, премии, благодарности. 

Какие задачи просрочены?

Например. Вы видите, что у вашего подчиненного много просроченных задач, за которые он отвечает. Вы хотите посмотреть, какие именно это задачи. Для этого достаточно нажать на счетчик просроченных задач в графе «Делают», - и система переместит вас в раздел «Делаю» с задачами этого сотрудника. Здесь вы можете увидеть более детальную картину по просроченным задачам и каким-то образом ее изменить.

Я руководитель проекта: Проекты

Как продвигаются задачи в проектах?

Раздел выводит список проектов, в которых вы участвуете, и в которых есть активные задачи. Если вы руководитель проекта, то вы можете вмешаться в ход выполнения задач по проекту. Например, кликнуть на счетчик просроченных задач в работе, просмотреть в аналогичном разделе рабочей группы, что это за задачи, и как-то повлиять на исполнителей. 

Сводка по проектам:

• сколько задач в работе
• сколько в работе
• сколько просрочено
• сколько всего

Я соисполнитель и наблюдатель: Помогаю и Наблюдаю

Помогаю	Наблюдаю

Вмешайтесь в ход задачи!

Например, загрузите в задачу недостающие материалы, если являетесь ее соисполнителем, а в задаче ждут этого документа. Или прокомментируйте событие, если вы являетесь наблюдателем, а исполнители ждут от вас оценки или команды.

Интеграция задач с «Битрикс24.Диском»

«Битрикс24» включает возможности для коллективной работы с документами в задачах. Можно подгрузить в задачу любой документ, хранящийся на портале, и даже создать новый - непосредственно в задаче. 

Документ для задачи:

• можно выбрать на «Битрикс24.Диске»
• создать с помощью Google Docs или Microsoft Office Web Apps (Office Online)
• создать с помощью программ на компьютере
• разрешить коллегам редактировать

Прикрепите к задаче документ с «Битрикс24.Диска»

Просто выберите нужный файл на «Битрикс24.Диске» и прикрепите к задаче. Документ, хранящийся на портале, совершенно не нужно сохранять на жесткий диск компьютера, чтобы потом загрузить его в задачу. Отправьте файл в задачу прямо с портала! 

Создайте новый документ и загрузите в задачу

Находясь в задаче, создайте новый документ и сразу же прикрепите его к задаче. Участники задачи смогут не только просмотреть, но и отредактировать прикрепленный вами документ, если вы разрешите это делать при загрузке. 

Интеграция задач с таймменеджментом

Интеграция задач с таймменеджментом. Учет времени интегрирован с функцией тайменеджмента на портале. По каждой задаче ведется учет суммарного времени всех исполнителей, которое они затратили на выполнение данной задачи.

Представление задач

Существует множество вариантов представления задач, и эти варианты позволяют легко контролировать свои задачи, видеть сами поручения и процесс исполнения сотрудниками. К тому же один и тот же инструмент управления задачами может использоваться на всех уровнях бизнес-процессов компании. С таким механизмом работа всего коллектива вашей компании становится гораздо эффективней. 

Задачи представлены красиво и удобно - в легком и современном дизайне, а за внешне легким интерфейсом скрыт мощный функционал системы управления задачами.  

Диаграмма Ганта

Представление и планирование задач в режиме диаграммы Ганта - это возможность управления задачами в рамках рабочей группы - когда каждый участник проекта не только видит, но и сам планирует работу над общим заданием. «Диаграмма Ганта» представляет текущий список задач на портале в классическом виде ленточной диаграммы. Популярная столбчатая диаграмма очень наглядно отображает временные рамки задач, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта. 

С диаграммой Ганта вы отслеживаете ход задач на портале, а не только «набрасываете» их в какой-то проект. Взглянув на диаграмму, вы сразу видите сколько всего задач по проекту, сколько из них завершено и сколько находится в работе, какие задачи просрочены. К примеру, можно с помощью фильтра выбрать одну задачу с подзадачами и отобразить ход ее выполнения на диаграмме. Это очень удобно, когда базовая задача очень объемная и у нее несколько исполнителей. 

Диаграмма очень информативная. При наведении курсора мыши на ленту отдельной задачи всплывает окно с главной информацией (название, постановщик, ответственный, сроки, статус, приоритет). Полоска задачи подкрашивается в соответствии с ее статусом (выполняется, просрочена, завершена). Отображаются сроки дедлайнов по каждой задаче и «флажки» у тех, что завершились. Ленту удобно прокручивать по временной шкале, просто прижав ее курсором мыши. 

Диаграмма «живая» и функциональная. Диаграмма не только иллюстрирует состояние задач по какому-то проекту, но и позволяет ими управлять. У каждой задачи в списке есть свое командное меню, с помощью которого вы просматриваете, редактируете или удаляете задачу, добавляете ей крайний срок или тут же создаете подзадачу. Из того же меню вы можете начать выполнение новой задачи, отклонить или приостановить ее, добавить в план рабочего дня, возобновить завершенную, делегировать ее коллеге, принять у подчиненного и выполнять другие доступные действия. Из всплывающего окошка с информацией о задаче вы переходите к просмотру подробностей и можете сразу же изменить все в задаче. 

С диаграммой Ганта вы в полном смысле этого слова управляете задачами. Причем многое делаете визуально - перетаскиваете мышью сроки начала и конца выполняющихся задач. Точно так же прижимаете мышью и перемещаете во времени полоску дедлайна. При этом вы видите всю «картину» - состояние задач по проекту. Допустим, в проект добавляется новая задача - вы тут же задаете ей свои временные рамки, форсируете затянувшиеся задачи, уменьшая им крайние сроки. Или «оттягиваете» по срокам задачи, которые могут подождать. 

Вы перебрасываете подчиненных с одной задачи на другую, отдаете задачи в другие рабочие группы, останавливаете или возобновляете задачи - и все это мгновенно отображается на экране. Вы принимаете решения и планируете работу по проекту, глядя на этот экран с полосками задач - вот в чем главное преимущество классической диаграммы Ганта в реализации «1С-Битрикс24». 

Отчеты по задачам

Универсальный конструктор отчетов интегрирован с проектами и задачами и позволяет оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам. С помощью конструктора формируются отчеты на всех уровнях: для каждого сотрудника, рабочей группы или подразделения.

Учет времени в отчетах

Руководитель с отчетом получает не только список задач, завершенных сотрудником за отчетный период. Он видит были ли задачи выполнены в срок и сколько времени на них было затрачено.

В отчеты руководству добавляется информация о задачах, по которым ведется учет времени. Изменения коснулись дневных и недельных отчетов.

Интеграция задач с таймменеджментом. Учет времени интегрирован с функцией тайменеджмента на портале. По каждой задаче ведется учет суммарного времени всех исполнителей, которое они затратили на выполнение данной задачи.

Отчеты по ресурсам в задачах

Новые отчеты позволяют оценить затраты времени по людям/отделам/проектам, а также затраты времени на задачи. Как итог учета времени – отчеты по затраченному времени в разрезах людей, отделов, проектов.

Обычный сотрудник строит отчет только по своим задачам. Он может посмотреть свои данные по эффективности и сравнить с итоговыми результатами своего подразделения. Руководители подразделений - строят отчеты по задачам всех проектов, которые находятся в их ведении, директор - по всем задачам, в любом разрезе, начиная от сотрудника и отделов до всей компании. 

 
Занятость по проектам

Руководитель, к примеру, может сформировать сводный, суммарный отчет и оценить, как работает в целом компания, какое-то подразделение, отдельная группа, сотрудник в отдельном секторе или проекте. Критерии оценки могут быть разными для каждой компании и даже в разрезе ее подразделений - где-то важны сроки выполнения задач, где-то - их качество, а где-то - количество. Поэтому и сами отчеты должны быть для вашей компании индивидуальными - универсальный конструктор позволяет это сделать.

Отчет по эффективности

Отчет представляет собой прозрачный для компании инструмент, позволяющий оценить эффективностьработы компании на всех уровнях, поскольку формируется для каждого сотрудника, рабочей группы или подразделения. Руководитель, к примеру, может сформировать сводный, суммарный отчет и оценить насколько эффективно работает вся компания, какое-то подразделение в целом, какая-то группа, любой сотрудник в отдельном секторе или проекте. Критерии оценки могут быть разными для каждой компании и даже в разрезе ее подразделений - где-то важны сроки выполнения задач, где-то - их качество, а где-то - количество. 

Cтроится отчет на «Задачах для отчета». Оценку сотруднику выставляет ваш прямой либо вышестоящий руководитель. Отчет включает: 

• нагрузку (новые задачи, в работе за выбранный период, выполненные за период)
• показатели (сколько просрочено из выполненных, % оцененных руководителем задач из выполненных)
• эффективность (% положительно оцененных руководителем задач из выполненных)

В отчете по эффективности руководитель видит данные по исполнительности сотрудников, отделов и по всей компании. Эффективность определятся по числу выполненных, просроченных задач, а также зависит от оценки задачи руководителем отдела. Каждый сотрудник может посмотреть свои данные по эффективности и сравнить с итоговыми результатами своего отдела. 

 
Отчет по эффективности 

Анализ отчета помогает оценить «узкие» места в бизнес-процессах, например, определить где задачи выполняются с низким качеством и установить причины этого (провести тренинги в компании, замотивировать сотрудников). И, наоборот, раздать «медали» за хорошую работу - вознаграждения, премии, благодарности. Таким образом отчет позволяет не только контролировать исполнение и достижения организации, но и выявлять те стороны деятельности, которые нуждаются в развитии. 

Отчеты - «обратная связь» 

Руководителю нужно знать, что происходит в компании, и точно так же сотрудникам важно знать, что их работу оценили, заметили, как хорошо она выполнена. Анализ построенных с помощью конструктора отчетов поможет руководителю оценить «узкие» места в бизнес-процессах, например, определить где задачи выполняются с низким качеством и установить причины этого (провести тренинги в компании, замотивировать сотрудников). И, наоборот, раздать за хорошую работу вознаграждения, премии, благодарности. Таким образом, отчеты позволяют не только контролировать исполнение и достижения организации, но и выявлять те стороны деятельности, которые нуждаются в развитии.

Отчеты изменяются в реальном времени, в зависимости от хода выполнения задач. Так, каждый сотрудник видит, сколько всего на нем задач, сколько из них находится в работе, выполняется, принято или просрочено. И каждый сотрудник может сам оценить, насколько эффективно он справляется с работой. Например, построить отчет «Что я сделал за месяц?», представить его руководству и просить повышения по службе. Или, наоборот, при плохих показателях, записаться на курсы и тренинги, чтобы повысить свой уровень.

 
Общий отчет

Главное то, что сотрудник, взглянув на построенные им же отчеты, видит свои показатели, стремится их повышать, понимает, как стать эффективней и полезней для компании. Все задачи теперь «на виду» у компании.

В продукте «1С-Битрикс24»  применяется либеральный стиль постановки задачи. В его основе – самоорганизация: каждый сотрудник может самостоятельно поставить себе задачу, указав руководителя в «аудиторах», видит свой показатель за отчетный период и стремится повышать эти показатели, быть эффективным, понимая, что нужно компании. С Задачами 2.0, вашей компании будет несложно замотивировать сотрудника работать с задачами на портале и полноценно использовать этот инструмент. 

Групповое управление задачами

Управление «над порталом»

Групповые действия

 
Действия над группой задач

• Пометить группу задач
• Применить групповое действие

Если ваш сотрудник ушел или, того больше, уволился, - выберите сразу все его задачи и смените ответственного. Или совсем удалите задачи, если их делать уже некому.

Настройка списка задач «под себя»

 
Действия над группой задач

• Оставьте нужные колонки
• Перетащите колонки и настройте ширину
• Настройки сохраняются индивидуально

Коллективная работа над проектами

 
Управление задачами группы

Чек-лист

• чек-лист создается при просмотре задачи любым участником
• постановщик может изменять все пункты чек-листа
• участники могут изменять только ими созданные пункты
• «галочки» выполненному ставят все участники

История изменений

Учет прав структуры компании

Ведется учет субординации руководитель/подчиненный. Это заключается не только в том, что руководители видят задачи своих подчиненных, а в самой логике постановки задач. Если начальник ставит задачу в своем отделе, секторе и т.д., то исполнитель просто не сможет от нее отказаться - задача принимается автоматически. Если же задачи ставятся по горизонтали (сотрудникам других отделов, начальник начальнику и т.д.) или по вертикали, но вверх (задача руководителю или директору), то они могут быть отклонены. 

 
Теги, дедлайн и контроль

«Проконтролировать результат выполнения». Если стоит «галочка» в задаче, то она закрывается только после подтверждения Постановщиком. То есть исполнитель не может формально закрыть задачу, не выполнив ее, поскольку руководство будет в курсе и проверит результаты. Если задача ставится сотрудником себе самому, то, понятно, что ставить эту «галочку» не нужно. 

«Разрешить ответственному менять сроки». Если срок «жесткий» по задаче, то эта «галка», вернее, ее отсутствие, позволяет устанавливать «дедлайн». При наличии этой пометки, исполнитель может сдвигать сроки, как ему будет нужно. Этот признак полезно ставить задачам из серии «на потом», отложенных в «долгий ящик» и т.п. 

Теги. При добавлении задачи можно выбрать теги (аналог прежним папкам в задачах). При установленных тегах «узконаправленные» задачи разложатся по «полочкам», не будут засорять общий список задач, и впоследствии будут легко находиться с помощью фильтра по тегам. 

Голосование за качество выполнения задачи. Постановщик после завершения задачи может оценить качество выполнения задачи - хорошо она выполнена или нет. И по оценкам в задачах сотрудника можно судить о том, как он относится к работе. 

Вложенные задачи

Объемные задачи можно распределять между сотрудниками, таким образом повышая слаженность групповой работы. Как это сделать? Ставим одну большую общую задачу и разбиваем ее на подзадачи.

 
Вложенные задачи

Каждой из этих подзадач назначаем отдельных ответственных и выставляем в задачах свои атрибуты - сроки, теги и т. п. Назначаем соисполнителей, аудиторов, подгружаем свои файлы и настраиваем индивидуально: включать ли задачу в отчет, может ли ответственный менять сроки задачи, нужно ли контролировать результат и подобное. Вложенность подзадач неограниченна.

Напоминание

Любой участник задачи - от постановщика до наблюдателя - может установить для себя набор напоминаний по задаче. Такой инструмент помогает сотрудникам не забывать о критичных задачах и лучше планировать собственное время. В результате, важная задача будет выполнена в срок, поскольку напоминаний о крайнем сроке по ней можно установить сколько угодно и в произвольном виде. 

Например, вы можете установить для себя по задаче такой набор: напомнить о дедлайне за 2 дня по джабберу и за один день по электронной почте. И дополнительно: напомнить в конкретный день и час с выбором даты и времени из календаря. 

Мне нравится!

И, наконец, вы можете «лайкать» комментарии к задачам. Участникам задачи достаточно нажать кнопку «Мне нравится», чтобы выразить свое отношение, скажем, к дизайнерской задумке. И не нужно писать длинные коммонетарии

Управление задачами

Копирование задачи

Шаблоны задач

Периодические задачи

Не нужно создавать одну и ту же задачу, допустим, по первым числам каждого месяца, каждый 3-й день рабочей недели или каждую 2 неделю по средам с 12:00 до 17:30. Просто делаете в этой задаче активным блок «Повторять задачу каждый:» - и она автоматически возобновляется в указанное время.

 
Периодическая задача

Задачи нескольким исполнителям с одним ответственным

В этом типе задач остается неизменной концепция, что за исполнение конкретной задачи должен отвечать один человек. Но вот отдельные ее части - подготовить, скажем, материалы, подгрузить файлы, добавить свои комментарии - могут другие участники.

 
Задача нескольким исполнителям

Быстрая задача/подзадача

Наблюдатели

Делегирование

Постановщик

Как работают Задачи 2.0:

• представление и планирование задач в режиме диаграммы Ганта
• набор напоминаний по задаче;
• каждый сотрудник и участник группы создает задачи и управляет ими;
• задачи выполняются с учетом субординации руководитель/подчиненный;
• большие задачи разбиваются на подзадачи, вложенность которых не ограничена;
• задачу можно сделать периодической, и она будет автоматически возобновляться;
• к задаче прикрепляются файлы и задачам выставляется степень важности; 
• по каждой задаче ведется учет суммарного времени всех исполнителей, которое они затратили на выполнение данной задачи; 
  
• персональные и групповые задачи «раскладываются» в папки по тегам;
• каждой задаче назначается ответственный за выполнение и соисполнители; 
• задачу можно копировать;
• ответственный может изменять сроки по задаче, если ему это разрешено;
• задачам назначаются аудиторы для отслеживания выполнения задания;
• делегирование задачи; 
  
• предусмотрен контроль за выполнением задач с индикацией их состояния;
• задачу можно поставить себе от имени другого сотрудника;
• ответственные подтверждают принятие задач или ставят отказ от выполнения;
• постановщик контролирует результат выполнения задачи и ставит оценки; 
  
• сотрудники и участники групп получают уведомления об изменении созданных ими задач; 
  
• по завершенным задачам исполнители предоставляют отчеты;
• все изменения в задаче записываются в историю;
• можно «лайкать» комментарии к задачам; 
  
• на задачах, отмеченных для отчета, строится многоуровневый отчет по эффективности.

И еще в задачах:

• Быстрый поиск по задачам доступен прямо с панели инструментов - легко найти задачу по ее имени или ID.
• Задачи группируются по проектам, и добавить задачу в проект можно прямо из списка задач и проектов.
• Список задач экспортируется в таблицу Excel, и его можно распечатать для отчетности и изучения на бумаге.
• В задаче могут принимать участие сторонние пользователи из Экстранета.