Задачи 2.0
Задачи 2.0 - механизм четкой постановки последовательности задач на портале и планомерной их реализации. С его помощью каждый отдельный сотрудник справляется с задачами быстро и просто.
Учет ресурсов в задачах
«Битрикс24» позволяет вести учет времени, затраченного на выполнение задач. Вы можете задавать плановые затраты времени по задаче и контролировать расходы времени своих подчинённых: кто укладывается, а кто нет. Новые отчеты по затратам времени помогут подвести итоги работы за месяц по отделу и по каждому сотруднику.Учет времени ведется только по одной активной задаче. Начиная работать с другой задачей, вы автоматически ставите текущую на паузу. Время на выполнение задачи распределяется между соисполнителями.
Учет ресурсов
- Высокая прозрачность работы
- Легко контролировать сроки
- Исполнительная дисциплина
- Учет времени для проектных команд
Включить учет времени!
Просто поставьте «галочку»Интерфейсы Задач и Рабочего дня позволяют легко контролировать время по задаче: запускать учет времени, приостанавливать учет или переключаться на другие задачи.
- Активизируйте «Учитывать время»
- Задайте плановое время
- Или разрешите это сделать исполнителю
Планируем задачу с учетом времени
Включите учет времени сразу же при создании новой задачи. Для этого поставьте «галочку» - активизируйте пункт «Учитывать время». Задайте здесь же плановое время для задачи. Или оставьте это на усмотрение исполнителя - ответственный сам определит и установит это время.
Счетчик учета времени
Что на счетчике?Вы сразу увидите, в каких именно задачах включен учет времени. Взгляните на список - рядом с названием таких задач теперь добавляется счетчик. На счетчике цифрами отображается затраченное время на задачу, перерасход или запас этого времени, если оно задано.
- Зеленый счетчик: задача выполняется
- Серый счетчик: задача на паузе
Задачи с учетом времени
Цифры на счетчике красные - перерасход!
Взглянув на счетчик, вы определите сколько времени вы уже потратили на задачу и есть ли у вас запас этого времени. Главное, не допустить перерасход - в этом случае цифры на счетчике становятся красными. Руководитель, взглянув на ваш список задач, тоже видит эту информацию.
Ставьте на паузу!
Кнопка паузы позволяет прервать выполнение задачи или, наоборот, ее начать. Не забывайте ставить задачу на паузу, когда перестаете работать с задачей - например, уходите на мероприятие за пределы офиса.
Если по задаче ведется только подсчет времени, но плановое время не задано - цифры всегда остаются черными. Счетчик отображает только затраты времени.
Если забыл нажать на паузу?
Откорректировать!
Система позволяет откорректировать затраченное время на задачу. При необходимости можно добавить время вручную или откорректировать затраченное время.
Добавление/изменение записей учета времени
Когда вы завершаете день, активная задача автоматически прерывается, и на следующий день вам нужно ее «стартовать». Активной - выполняющейся в данный момент у вас может быть только одна задача, система следит за этим.
Контроль над задачами из «Рабочего дня»
На любой странице портала!
Находясь на портале, вы всегда будете знать, что у вас есть в работе задача с учетом времени. Счетчик такой задачи выводится на минимизированной панели «Рабочий день». На любой странице портала вы можете поставить свою текущую задачу на паузу или стартовать новую, распахнув интерфейс «Рабочий день».
Включать/выключать и переключаться
Панелька с информацией о выполнении задачи с учетом времени добавлена в интерфейс «Рабочего дня». С ее помощью вы всегда проконтролируете время по задаче. Включайте/выключайте задачу, переключайтесь на другие задачи из плана на день.
Включите, остановите или переключитесь
Не забывайте - в работе может быть только одна задача, по которой ведется учет времени. Остальные на паузе!
Интерфейс «Рабочий день» помогает планировать задачи и события на день, отмечать начало и конец рабочего дня, писать отчет за день. В соответствии с введенной информацией ведется учет рабочего времени каждого сотрудника и выводится в отчете по отработанному времени для руководства.
Счетчики в задачах: убей счетчик!
Основной акцент в сценарии использования задач - на исполнительной дисциплине. В задачах работают счетчики, помогающие руководителям контролировать своевременное исполнение задач в подразделении. Руководитель видит, сколько и каких именно задач не выполнил в срок подчиненный, и может выяснить: «Почему?». Такие инструменты упрощают работу руководителя, в любой момент получающего «живую» статистику по задачам отдела.
Счетчики в задачах:
- показывают количество задач с нарушениями
- помогают следить за исполнением, не забывать о сроках
- позволяют легко контролировать задачи подчиненных
У сотрудника 15 задач требуют внимания
Подчиненным счетчики в задачах помогают не допускать нарушений. Система четко показывает каждому сотруднику, что он должен сделать сейчас, какими именно задачами заняться.
Счетчики не дают забыть про сроки!
В задачах работают счетчики, говорящие о том, что у вас есть задачи с какими-то нарушениями. У вас в задачах «висит» счетчик «8»? Значит 8 задач требует вашего внимания! Смотрите «расшифровку» - 1 задача не просмотрена, 4 - просрочены, 3 - без крайнего срока. Отреагируйте на счетчик!
У сотрудника 2 задачи просрочены
Счетчик - это проблема! Счетчиков быть не должно!
О чем «говорит» счетчик? Есть проблема! Вы не уложились в дедлайн, не оценили задачу, требующую вашего внимания и т.д. Счетчик явно показывает, что в задачах затор, и пора их сдвинуть с мертвой точки.
13 задач нужно сдвинуть с места!
Вы должны что-то сделать с проблемной задачей: перенести срок, если не успеваете ее выполнить, согласовать этот срок с постановщиком, если вам не разрешено самому отодвинуть крайний срок.
Разделение ролей
Разделение ролей в задачах - инструмент «Битрикс24», помогающий руководителю понять загруженность сотрудников - над чем конкретно они работают и проконтролировать исполнительную дисциплину. Дополнительные инструменты - маркировка по важности и срокам, быстрые фильтры и ссылки-идентификаторы позволяют сотрудникам точно отобрать задачи, за которые прямо сейчас нужно взяться. Найти отдельную задачу от коллеги можно буквально в два клика.
Чем загружены ваши сотрудники?
Задачи структурированы по ролевым разделам
Все задачи структурированы - разложены по полочкам-разделам: «Делаю», «Помогаю», «Поручил», «Наблюдаю», «Все». Специально для руководителей подразделений формируется раздел «Руковожу», позволяющий контролировать задачи подчиненных. Раздел «Проекты» отображает занятость сотрудников в различных проектах и помогает руководителям рабочих групп управлять общим ходом работ по проектам.
Я исполнитель: Делаю
Я исполнитель – контролирую задачи, за которые отвечаю
Раздел «Делаю» содержит только ваши задачи, в которых вы назначены ответственным и за выполнение которых отвечаете лично.
Быстро перейдите к самым важным задачам в работе
Взгляните на счетчик - сколько у вас задач с нарушениями, требующих внимания? Теперь «расшифруйте» счетчики - что означают эти цифры? Перейдите к самым важным задачам, которые просрочены, или к тем, у которых близок дедлайн. Какие из этих задач поставил вам руководитель? Воспользуйтесь быстрым фильтром для этого. Делайте!
Я исполнитель - Делаю
Система помогает не просрочить задачи и увидеть новые
Специальные ссылки - идентификаторы счетчиков - показывают подробное содержимое каждого из разделов и позволяют быстро переместиться к нужному набору задач. К примеру, вы сразу увидите, что из 14 задач, которые у вас в работе, 2 новых, 3 просроченных и 9 вообще без срока.
Что нужно сделать в первую очередь?
Быстрые фильтры - прицельно найдите задачу
Нужную задачу не нужно искать, а достаточно выбрать из списка, не прибегая к помощи фильтров. Потому что в разделах нет «лишних» задач. Например, в разделе «Делаю» нет тех, где вы участвуете каким-то образом, являетесь, например, наблюдателем. Но вы можете сделать этот список еще короче - воспользоваться быстрым фильтром и вывести, например, только те задачи, что поставил вам руководитель.
Сколько задач? Всего, новых, просроченных или без крайнего срока?
Задачи сортируются по статусам и срокам. Самые важные задачи выделяются красным цветом и выводятся сверху. Дополнительно у просроченных задач выделяется фоном дедлайн.
Я постановщик: Поручил
Я постановщик - контролирую задачи, поставленные коллегам
Задачи, которые вы поставили и делегировали коллегам, нуждаются в таком же контроле, как и те, что поставили вам. Раздел «Поручил» позволяет не упустить из виду такие задачи и проконтролировать их выполнение.
Я постановщик: Поручил
Раздел «Поручил»
- выводит список поставленных вами задач;
- помогает избежать просрочки;
- напоминает о задачах, требующих вашего контроля
Подтолкните коллегу - дедлайн уже близко!
Вы можете быстро отобрать самые срочные и важные задачи, поставленные вами коллегам. Напомнить ответственным о приближении дедлайна, вмешаться в ход выполнения задач любым способом, например, написать комментарий. Счетчики в разделе будут постоянно напоминать вам о необходимости контроля. Например, вы узнаете, что задача завершилась и ожидает вашего контроля.
Я руководитель отдела: Руковожу
Я руководитель отдела – контролирую своих подчиненных
В разделе «Руковожу» для руководителей подразделений выводится настоящая сводка по задачам подчиненных. Анализ этого раздела помогает руководителю оценить «узкие» места в бизнес-процессах, например, определить, где задачи выполняются с низким качеством. Раздел позволяет не только контролировать исполнение задач в отделе, но и выявлять те стороны работы, которые нуждаются в развитии.
Контролируйте исполнительную дисциплину!
Руководитель видит:
- сколько задач у подчиненных в статусе незавершенных
- сколько у каждого просрочено личных задач
- сколько задач поручено и сколько из них требует внимания
«Горячая» сводка по задачам отдела
Раздел «Руковожу» отображает «живую» статистику по задачам подчиненных и самого руководителя. Руководитель анализирует этот раздел, видит загрузку отдела, знает, как справляется с задачами каждый его подчиненный. В любой момент руководитель может исправить ситуацию, если задачи не выполняются в срок (провести тренинги в компании, замотивировать сотрудников). И, наоборот, за хорошую работу выдать вознаграждения, премии, благодарности.
Что не успевает сделать подчиненный?
Какие задачи просрочены?
Например. Вы видите, что у вашего подчиненного много просроченных задач, за которые он отвечает. Вы хотите посмотреть, какие именно это задачи. Для этого достаточно нажать на счетчик просроченных задач в графе «Делают», - и система переместит вас в раздел «Делаю» с задачами этого сотрудника. Здесь вы можете увидеть более детальную картину по просроченным задачам и каким-то образом ее изменить.
Я руководитель проекта: Проекты
Как продвигаются задачи в проектах?
Раздел выводит список проектов, в которых вы участвуете, и в которых есть активные задачи. Если вы руководитель проекта, то вы можете вмешаться в ход выполнения задач по проекту. Например, кликнуть на счетчик просроченных задач в работе, просмотреть в аналогичном разделе рабочей группы, что это за задачи, и как-то повлиять на исполнителей.
Как идет работа над проектами?
Сводка по проектам:
- сколько задач в работе
- сколько в работе
- сколько просрочено
- сколько всего
Я соисполнитель и наблюдатель: Помогаю и Наблюдаю
Помогать нужно вовремя!
Аналогично работают разделы «Помогаю» и «Наблюдаю», в которых вы являетесь соисполнителем задач или простым наблюдателем. Точно так же вы видите, что в этих разделах есть «горящие» задачи и можете изменить ситуацию.
|
|
| Помогаю | Наблюдаю |
Вмешайтесь в ход задачи!
Например, загрузите в задачу недостающие материалы, если являетесь ее соисполнителем, а в задаче ждут этого документа. Или прокомментируйте событие, если вы являетесь наблюдателем, а исполнители ждут от вас оценки или команды.
Интеграция задач с «Битрикс24.Диском»
«Битрикс24» включает возможности для коллективной работы с документами в задачах. Можно подгрузить в задачу любой документ, хранящийся на портале, и даже создать новый - непосредственно в задаче.
Документ для задачи:
- можно выбрать на «Битрикс24.Диске»
- создать с помощью Google Docs или Microsoft Office Web Apps (Office Online)
- создать с помощью программ на компьютере
- разрешить коллегам редактировать
Прикрепите к задаче документ
Прикрепите к задаче документ с «Битрикс24.Диска»
Просто выберите нужный файл на «Битрикс24.Диске» и прикрепите к задаче. Документ, хранящийся на портале, совершенно не нужно сохранять на жесткий диск компьютера, чтобы потом загрузить его в задачу. Отправьте файл в задачу прямо с портала!
Загрузите с «Битрикс24.Диска»
Создайте новый документ и загрузите в задачу
Находясь в задаче, создайте новый документ и сразу же прикрепите его к задаче. Участники задачи смогут не только просмотреть, но и отредактировать прикрепленный вами документ, если вы разрешите это делать при загрузке.
Интеграция задач с таймменеджментом
По каждой задаче ведется учет суммарного времени всех исполнителей, которое они затратили на выполнение данной задачи. Учет времени интегрирован с функцией тайменеджмента на портале. Как только ответственный добавляет задачу в план рабочего дня и нажимает кнопку «Начать выполнение», включается счетчик времени по ее выполнению. Как только нажимается кнопка «Завершить», счетчик времени останавливается и в задачу заносится время ее выполнения.
Затраченное время на задачу
Кроме того, каждый из соисполнителей задачи добавляет в журнал учета свои записи вручную - сколько времени и на что именно он затратил при выполнении данной задачи. По завершении задачи суммируется общее время по всем дням и всем исполнителям (и ручные мини-отчеты, и подсчитанное автоматически) - выводится общая цифра затраченного времени.
Добавить задачу в план рабочего дня
Вы легко добавите задачу в план на день. Достаточно выбрать эту команду из меню доступных в задаче - и она появится в списке текущих в таймменеджменте. Вы может сделать это из списка задач, при редактировании или просмотре задачи - везде, где есть командное меню.
Интеграция задач с таймменеджментом. Учет времени интегрирован с функцией тайменеджмента на портале. По каждой задаче ведется учет суммарного времени всех исполнителей, которое они затратили на выполнение данной задачи.
Представление задач
Существует множество вариантов представления задач, и эти варианты позволяют легко контролировать свои задачи, видеть сами поручения и процесс исполнения сотрудниками. К тому же один и тот же инструмент управления задачами может использоваться на всех уровнях бизнес-процессов компании. С таким механизмом работа всего коллектива вашей компании становится гораздо эффективней.
Управление задачами сотрудника
Задачи представлены красиво и удобно - в легком и современном дизайне, а за внешне легким интерфейсом скрыт мощный функционал системы управления задачами.
Диаграмма Ганта
Представление и планирование задач в режиме диаграммы Ганта - это возможность управления задачами в рамках рабочей группы - когда каждый участник проекта не только видит, но и сам планирует работу над общим заданием. «Диаграмма Ганта» представляет текущий список задач на портале в классическом виде ленточной диаграммы. Популярная столбчатая диаграмма очень наглядно отображает временные рамки задач, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.
Задачи в диаграмме Ганта
С диаграммой Ганта вы отслеживаете ход задач на портале, а не только «набрасываете» их в какой-то проект. Взглянув на диаграмму, вы сразу видите сколько всего задач по проекту, сколько из них завершено и сколько находится в работе, какие задачи просрочены. К примеру, можно с помощью фильтра выбрать одну задачу с подзадачами и отобразить ход ее выполнения на диаграмме. Это очень удобно, когда базовая задача очень объемная и у нее несколько исполнителей.
Диаграмма очень информативная. При наведении курсора мыши на ленту отдельной задачи всплывает окно с главной информацией (название, постановщик, ответственный, сроки, статус, приоритет). Полоска задачи подкрашивается в соответствии с ее статусом (выполняется, просрочена, завершена). Отображаются сроки дедлайнов по каждой задаче и «флажки» у тех, что завершились. Ленту удобно прокручивать по временной шкале, просто прижав ее курсором мыши.
Диаграмма «живая»
Диаграмма «живая» и функциональная. Диаграмма не только иллюстрирует состояние задач по какому-то проекту, но и позволяет ими управлять. У каждой задачи в списке есть свое командное меню, с помощью которого вы просматриваете, редактируете или удаляете задачу, добавляете ей крайний срок или тут же создаете подзадачу. Из того же меню вы можете начать выполнение новой задачи, отклонить или приостановить ее, добавить в план рабочего дня, возобновить завершенную, делегировать ее коллеге, принять у подчиненного и выполнять другие доступные действия. Из всплывающего окошка с информацией о задаче вы переходите к просмотру подробностей и можете сразу же изменить все в задаче.
Перетащите дедлайн мышью
С диаграммой Ганта вы в полном смысле этого слова управляете задачами. Причем многое делаете визуально - перетаскиваете мышью сроки начала и конца выполняющихся задач. Точно так же прижимаете мышью и перемещаете во времени полоску дедлайна. При этом вы видите всю «картину» - состояние задач по проекту. Допустим, в проект добавляется новая задача - вы тут же задаете ей свои временные рамки, форсируете затянувшиеся задачи, уменьшая им крайние сроки. Или «оттягиваете» по срокам задачи, которые могут подождать.
Вы перебрасываете подчиненных с одной задачи на другую, отдаете задачи в другие рабочие группы, останавливаете или возобновляете задачи - и все это мгновенно отображается на экране. Вы принимаете решения и планируете работу по проекту, глядя на этот экран с полосками задач - вот в чем главное преимущество классической диаграммы Ганта в реализации «1С-Битрикс24».
Отчеты по задачам
Задачи интегрированы с Универсальным конструктором отчетов. С помощью конструктора формируются отчеты на всех уровнях компании: для каждого сотрудника, рабочей группы или подразделения. Это позволяет оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам в компании.
Список отчетов по задачам
В поставку продукта включены готовые типовые отчеты. Эти отчеты можно использовать в компании «как есть» или создавать на их основе новые.
Универсальный конструктор отчетов интегрирован с проектами и задачами и позволяет оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам. С помощью конструктора формируются отчеты на всех уровнях: для каждого сотрудника, рабочей группы или подразделения.
Учет времени в отчетах
Руководитель с отчетом получает не только список задач, завершенных сотрудником за отчетный период. Он видит были ли задачи выполнены в срок и сколько времени на них было затрачено.
Отчет по затраченному времени
В отчеты руководству добавляется информация о задачах, по которым ведется учет времени. Изменения коснулись дневных и недельных отчетов.
Интеграция задач с таймменеджментом. Учет времени интегрирован с функцией тайменеджмента на портале. По каждой задаче ведется учет суммарного времени всех исполнителей, которое они затратили на выполнение данной задачи.
Отчеты по ресурсам в задачах
Новые отчеты позволяют оценить затраты времени по людям/отделам/проектам, а также затраты времени на задачи. Как итог учета времени – отчеты по затраченному времени в разрезах людей, отделов, проектов.
Отчет по ресурсам
Обычный сотрудник строит отчет только по своим задачам. Он может посмотреть свои данные по эффективности и сравнить с итоговыми результатами своего подразделения. Руководители подразделений - строят отчеты по задачам всех проектов, которые находятся в их ведении, директор - по всем задачам, в любом разрезе, начиная от сотрудника и отделов до всей компании.
Занятость по проектам
Руководитель, к примеру, может сформировать сводный, суммарный отчет и оценить, как работает в целом компания, какое-то подразделение, отдельная группа, сотрудник в отдельном секторе или проекте. Критерии оценки могут быть разными для каждой компании и даже в разрезе ее подразделений - где-то важны сроки выполнения задач, где-то - их качество, а где-то - количество. Поэтому и сами отчеты должны быть для вашей компании индивидуальными - универсальный конструктор позволяет это сделать.
Отчет по эффективности
Отчет представляет собой прозрачный для компании инструмент, позволяющий оценить эффективностьработы компании на всех уровнях, поскольку формируется для каждого сотрудника, рабочей группы или подразделения. Руководитель, к примеру, может сформировать сводный, суммарный отчет и оценить насколько эффективно работает вся компания, какое-то подразделение в целом, какая-то группа, любой сотрудник в отдельном секторе или проекте. Критерии оценки могут быть разными для каждой компании и даже в разрезе ее подразделений - где-то важны сроки выполнения задач, где-то - их качество, а где-то - количество.
Cтроится отчет на «Задачах для отчета». Оценку сотруднику выставляет ваш прямой либо вышестоящий руководитель. Отчет включает:
- нагрузку (новые задачи, в работе за выбранный период, выполненные за период)
- показатели (сколько просрочено из выполненных, % оцененных руководителем задач из выполненных)
- эффективность (% положительно оцененных руководителем задач из выполненных)
В отчете по эффективности руководитель видит данные по исполнительности сотрудников, отделов и по всей компании. Эффективность определятся по числу выполненных, просроченных задач, а также зависит от оценки задачи руководителем отдела. Каждый сотрудник может посмотреть свои данные по эффективности и сравнить с итоговыми результатами своего отдела.
Отчет по эффективности
Анализ отчета помогает оценить «узкие» места в бизнес-процессах, например, определить где задачи выполняются с низким качеством и установить причины этого (провести тренинги в компании, замотивировать сотрудников). И, наоборот, раздать «медали» за хорошую работу - вознаграждения, премии, благодарности. Таким образом отчет позволяет не только контролировать исполнение и достижения организации, но и выявлять те стороны деятельности, которые нуждаются в развитии.
Отчеты - «обратная связь»
Руководителю нужно знать, что происходит в компании, и точно так же сотрудникам важно знать, что их работу оценили, заметили, как хорошо она выполнена. Анализ построенных с помощью конструктора отчетов поможет руководителю оценить «узкие» места в бизнес-процессах, например, определить где задачи выполняются с низким качеством и установить причины этого (провести тренинги в компании, замотивировать сотрудников). И, наоборот, раздать за хорошую работу вознаграждения, премии, благодарности. Таким образом, отчеты позволяют не только контролировать исполнение и достижения организации, но и выявлять те стороны деятельности, которые нуждаются в развитии.
Отчеты сотрудника
Отчеты изменяются в реальном времени, в зависимости от хода выполнения задач. Так, каждый сотрудник видит, сколько всего на нем задач, сколько из них находится в работе, выполняется, принято или просрочено. И каждый сотрудник может сам оценить, насколько эффективно он справляется с работой. Например, построить отчет «Что я сделал за месяц?», представить его руководству и просить повышения по службе. Или, наоборот, при плохих показателях, записаться на курсы и тренинги, чтобы повысить свой уровень.
Общий отчет
Главное то, что сотрудник, взглянув на построенные им же отчеты, видит свои показатели, стремится их повышать, понимает, как стать эффективней и полезней для компании. Все задачи теперь «на виду» у компании.
В продукте «1С-Битрикс24» применяется либеральный стиль постановки задачи. В его основе – самоорганизация: каждый сотрудник может самостоятельно поставить себе задачу, указав руководителя в «аудиторах», видит свой показатель за отчетный период и стремится повышать эти показатели, быть эффективным, понимая, что нужно компании. С Задачами 2.0, вашей компании будет несложно замотивировать сотрудника работать с задачами на портале и полноценно использовать этот инструмент.
Групповое управление задачами
Управление «над порталом»
Редактирование задачи «над порталом»
Создание, просмотр и редактирование задачи идет в отдельном «парящем» окне - над диаграммой Ганта. Это окно очень напоминает слайдер при просмотре фотоальбомов. Задачи можно «прокручивать» вперед/назад и закрывать это окно, нажав на «крестик». Впрочем, старый вариант просмотра задач оставлен - просто откройте задачу в другом окне браузера.
Групповые действия
Приведите в порядок свой список задач. Выделите сразу несколько однотипных задач и примените к ним любое доступное действие: удалите, завершите, измените ответственного, добавьте участников, перенесите срок и т.д.
Действия над группой задач
- Пометить группу задач
- Применить групповое действие
Вы съэкономите массу времени, используя групповое управление задачами. Вам не нужно заходить теперь в каждую и редактировать по отдельности.
Если ваш сотрудник ушел или, того больше, уволился, - выберите сразу все его задачи и смените ответственного. Или совсем удалите задачи, если их делать уже некому.
Настройка списка задач «под себя»
Настройте свой список для каждого фильтра. Так, как именно вам с ним удобно работать. Теперь вы сами решаете, какие колонки и в каком порядке вам хочется видеть в своем списке. Просто оставьте нужные. Все настройки, включая заданную вами ширину колонок сохраняются индивидуально. У ваших коллег список может выглядеть иначе.
Действия над группой задач
- Оставьте нужные колонки
- Перетащите колонки и настройте ширину
- Настройки сохраняются индивидуально
Коллективная работа над проектами
Без четкой постановки последовательности задач и планомерной их реализации просто невозможно достигнуть определенного результата. И всем известно, что планирование личных дел ведет к значительному повышению производительности труда. С Задачами 2.0 каждый сотрудник, участник проекта или рабочей группы не только видит, но и сам планирует работу над общим заданием. Более того, сам управляет доступными ему по правам задачами. В итоге, работа всего рабочего коллектива становится эффективней.
Управление задачами группы
|
|
Чек-лист
Добавьте к задаче чек-лист. Это очень удобно использовать, когда задачу нужно выполнять поэтапно или в задаче много соисполнителей. Участники задачи могут вычеркнуть выполненный пункт, поставив галку в чек-листе. По зачеркнутым строчкам чек-листа сразу видно, на какой стадии выполнения находится задача.
Чек-лист в задаче
- чек-лист создается при просмотре задачи любым участником
- постановщик может изменять все пункты чек-листа
- участники могут изменять только ими созданные пункты
- «галочки» выполненному ставят все участники
История изменений
Все изменения в задаче записываются в историю - таблицу-отчет. Просматривать историю могут сотрудники, имеющие доступ к задаче - постановщик, исполнители, наблюдатели - все участники задачи.
История изменения задачи
Каждое событие в истории датируется, виден автор, где именно произошли изменения (создана задача, статус, комментарий добавлен, передвинут крайний срок и т.д.) и параметры каждого изменения (статус изменился на «Выполняется» или срок передвинут, скажем, с 12 на 13 октября). Прямо из истории вы можете перейти к комментариям или на страницу автора события.
Учет прав структуры компании
Ведется учет субординации руководитель/подчиненный. Это заключается не только в том, что руководители видят задачи своих подчиненных, а в самой логике постановки задач. Если начальник ставит задачу в своем отделе, секторе и т.д., то исполнитель просто не сможет от нее отказаться - задача принимается автоматически. Если же задачи ставятся по горизонтали (сотрудникам других отделов, начальник начальнику и т.д.) или по вертикали, но вверх (задача руководителю или директору), то они могут быть отклонены.
Теги, дедлайн и контроль
«Проконтролировать результат выполнения». Если стоит «галочка» в задаче, то она закрывается только после подтверждения Постановщиком. То есть исполнитель не может формально закрыть задачу, не выполнив ее, поскольку руководство будет в курсе и проверит результаты. Если задача ставится сотрудником себе самому, то, понятно, что ставить эту «галочку» не нужно.
«Разрешить ответственному менять сроки». Если срок «жесткий» по задаче, то эта «галка», вернее, ее отсутствие, позволяет устанавливать «дедлайн». При наличии этой пометки, исполнитель может сдвигать сроки, как ему будет нужно. Этот признак полезно ставить задачам из серии «на потом», отложенных в «долгий ящик» и т.п.
Теги. При добавлении задачи можно выбрать теги (аналог прежним папкам в задачах). При установленных тегах «узконаправленные» задачи разложатся по «полочкам», не будут засорять общий список задач, и впоследствии будут легко находиться с помощью фильтра по тегам.
Голосование за качество выполнения задачи. Постановщик после завершения задачи может оценить качество выполнения задачи - хорошо она выполнена или нет. И по оценкам в задачах сотрудника можно судить о том, как он относится к работе.
Вложенные задачи
Объемные задачи можно распределять между сотрудниками, таким образом повышая слаженность групповой работы. Как это сделать? Ставим одну большую общую задачу и разбиваем ее на подзадачи.
Вложенные задачи
Каждой из этих подзадач назначаем отдельных ответственных и выставляем в задачах свои атрибуты - сроки, теги и т. п. Назначаем соисполнителей, аудиторов, подгружаем свои файлы и настраиваем индивидуально: включать ли задачу в отчет, может ли ответственный менять сроки задачи, нужно ли контролировать результат и подобное. Вложенность подзадач неограниченна.
Напоминание
Любой участник задачи - от постановщика до наблюдателя - может установить для себя набор напоминаний по задаче. Такой инструмент помогает сотрудникам не забывать о критичных задачах и лучше планировать собственное время. В результате, важная задача будет выполнена в срок, поскольку напоминаний о крайнем сроке по ней можно установить сколько угодно и в произвольном виде.
Напоминание по задаче
Например, вы можете установить для себя по задаче такой набор: напомнить о дедлайне за 2 дня по джабберу и за один день по электронной почте. И дополнительно: напомнить в конкретный день и час с выбором даты и времени из календаря.
Мне нравится!
Одобряем!
И, наконец, вы можете «лайкать» комментарии к задачам. Участникам задачи достаточно нажать кнопку «Мне нравится», чтобы выразить свое отношение, скажем, к дизайнерской задумке. И не нужно писать длинные коммонетарии
Управление задачами
Копирование задачи
Создайте новую задачу на основе имеющейся. Эта возможность исключает из процесса рутинный «копипаст» и добавляет удобство в работе. При копировании сохраняются основные параметры задачи - описание, сроки, приоритет и выставленные «флажки» (может ли ответственный менять сроки, нужно ли контролировать результат, включать ли задачу в отчет по эффективности и т.д.).
Копирование задачи
Как пример, вы можете взять за основу одну из задач, скопировать ее для разных сотрудников, изменить для каждого варианта какие-то параметры задачи, назначить своих наблюдателей, соисполнителей, задать разные сроки и т.д. С помощью инструмента копирования можно создать как самостоятельную, базовую задачу, так и подзадачу, привязанную к одной из существующих задач.
Шаблоны задач
Часто повторяющиеся, однотипные задачи добавляются по шаблонам. Для этого достаточно воспользоваться инструментом «Добавить задачу по шаблону» и выбрать один из готовых шаблонов из списка.
Добавление задачи по шаблону
Новые шаблоны легко добавляются и изменяются в специальном разделе «Мои шаблоны».
Периодические задачи
Не нужно создавать одну и ту же задачу, допустим, по первым числам каждого месяца, каждый 3-й день рабочей недели или каждую 2 неделю по средам с 12:00 до 17:30. Просто делаете в этой задаче активным блок «Повторять задачу каждый:» - и она автоматически возобновляется в указанное время.
Периодическая задача
Задачи нескольким исполнителям с одним ответственным
В этом типе задач остается неизменной концепция, что за исполнение конкретной задачи должен отвечать один человек. Но вот отдельные ее части - подготовить, скажем, материалы, подгрузить файлы, добавить свои комментарии - могут другие участники.
Задача нескольким исполнителям
Быстрая задача/подзадача
Эта возможность специально добавлена для случаев, когда в проект нужно быстро «набросать» много задач, указав только самые важные параметры: название, важность, сроки, ответственных. К примеру, вам нужно оперативно определиться с общим списком задач и «раздать» их коллегам. Вы создаете много быстрых задач, задавая, скажем, только название задачи и ответственного. При этом после сохранения одной задачи окно для их ввода не закрывается и введенные значения для крайнего срока, ответственного и проекта сохраняются.
Создание быстрой задачи
Таким образом все быстрые задачи «падают» в один проект. Потом, обсудив все тонкости, вы сможете отредактировать эти задачи и заполнить остальные поля - назначить соисполнителей, пригласить наблюдателей, подгрузить документы и т.д. Точно так же создаются и быстрые подзадачи - одна за другой и действительно быстро.
Наблюдатели
Это те лица, которые имеют доступ к задаче, могут видеть ее ход выполнения и обсуждение, писать комментарии - каким-то образом отслеживать выполнение задачи и способствовать ее успешному завершению.
Выбор наблюдателей
К примеру, наблюдатель может расставить приоритеты подзадачам в каком-то сложном деле и распределить их по времени.
Делегирование
Задачи можно делегировать - назначать ответственными за выполнение других сотрудников. Делегирование возможно в рамках структуры компании - вниз от руководителей подразделений к подчиненным. С этой возможностью руководителям очень удобно распределять задачи, поставленные от других подразделений и руководства компании.
Делегирование задачи
Вам не нужно создавать подзадачу с таким же содержанием для своих подчиненных, и потом, после ее выполнения, закрывать исходную задачу и рапортовать, что она сделана. Задача просто «опускается» вниз по структуре, и сделать это можно сколько угодно раз. При этом все, кто делегирует данную задачу, становятся ее наблюдателями - получают уведомления по задаче, могут комментировать ход ее выполнения, имеют доступ к файлам, подгруженным в задачу и так далее.
Постановщик
Не секрет, что руководство чаще всего «раздает» задачи в устном виде. С Задачами 2.0 любой сотрудник - ответственный может просто записать подобную задачу и поставить ее самому себе, но от имени другого лица - постановщика.
Выбрать постановщика задачи можно только при создании новой задачи. После этого править задачу сможет только сам постановщик.
Как работают Задачи 2.0:
Перечислим некоторые из возможных действий сотрудника при постановке и работе с задачами.- представление и планирование задач в режиме диаграммы Ганта
- набор напоминаний по задаче;
- каждый сотрудник и участник группы создает задачи и управляет ими;
- задачи выполняются с учетом субординации руководитель/подчиненный;
- большие задачи разбиваются на подзадачи, вложенность которых не ограничена;
- задачу можно сделать периодической, и она будет автоматически возобновляться;
- к задаче прикрепляются файлы и задачам выставляется степень важности;
- по каждой задаче ведется учет суммарного времени всех исполнителей, которое они затратили на выполнение данной задачи;
- персональные и групповые задачи «раскладываются» в папки по тегам;
- каждой задаче назначается ответственный за выполнение и соисполнители;
- задачу можно копировать;
- ответственный может изменять сроки по задаче, если ему это разрешено;
- задачам назначаются аудиторы для отслеживания выполнения задания;
- делегирование задачи;
- предусмотрен контроль за выполнением задач с индикацией их состояния;
- задачу можно поставить себе от имени другого сотрудника;
- ответственные подтверждают принятие задач или ставят отказ от выполнения;
- постановщик контролирует результат выполнения задачи и ставит оценки;
- сотрудники и участники групп получают уведомления об изменении созданных ими задач;
- по завершенным задачам исполнители предоставляют отчеты;
- все изменения в задаче записываются в историю;
- можно «лайкать» комментарии к задачам;
- на задачах, отмеченных для отчета, строится многоуровневый отчет по эффективности.
И еще в задачах:
- Быстрый поиск по задачам доступен прямо с панели инструментов - легко найти задачу по ее имени или ID.
- Задачи группируются по проектам, и добавить задачу в проект можно прямо из списка задач и проектов.
- Список задач экспортируется в таблицу Excel, и его можно распечатать для отчетности и изучения на бумаге.
- В задаче могут принимать участие сторонние пользователи из Экстранета.