8 (3812) 30-8888

Таймменеджмент 2.0

«Таймменеджмент 2.0» - система учета рабочего времени «без проходной». Система служит для повышения дисциплины без создания напряжения в компании, позволяет построить дисциплину любой степени жесткости в зависимости от выбора руководителя. В системе ведется табель рабочих дней.

Работа системы

Интерфейс «Рабочий день» помогает планировать задачи и события на день, отмечать начало и конец рабочего дня, писать отчет за день. В соответствии с введенной информацией ведется учет рабочего времени каждого сотрудника и выводится в отчете по отработанному времени для руководства. 

Рабочий день начат! 
Рабочий день начат!

Как работает система? Каждое утро сотрудник должен зайти на корпоративный портал и начать свой рабочий день. Тут же система предложит ему спланировать свой рабочий день - выбрать из списка активных задач те, что будут выполняться сегодня, а также вручную набросать новые - скажем, список мелких дел. План на день включает также перечень событий - например, участие в планерках или посещение мероприятий. При добавлении новых событий сотрудник может выставить время и признак «вне офиса», если на это время он планирует поездку, участие в стороннем мероприятии и т.д. 

панель учета рабочего времени и решаемых задач 

Даже в свернутом виде панель «Рабочего дня» остается функциональной. Взглянув на нее, каждый сотрудник увидит: и сколько задач незавершенных у него на день осталось, и во сколько ему отправляться на какое-то событие, если оно было задано, и сколько осталось до конца рабочего дня, и скольк в «Живой ленте» непрочитанных сообщений. 

В течение рабочего дня сотрудник может сделать перерыв и нажать соответствующую кнопку. Потом, возвратившись с «перекура», он продолжает свой рабочий день. Система при этом подсчитывает только рабочее время по факту. 

Кофе-пауза 
Кофе-пауза

В конце рабочего дня сотрудник завершает свой рабочий день, также нажимая соответствующую кнопку. Он может скорректировать список задач, завершив те, что сделаны. Нужно отметить, что как завершить задачу, так и начать ее выполнение можно прямо из интерфейса «Рабочего дня», не редактируя саму задачу. Оставшиеся задачи остаются в списке задач на следующий день. Логично, что завершая день, сотрудник пишет и отчет за этот день. Впрочем, отчет он может создавать и в течение всего дня, сохраняя введенные записи. 

Завершение «задним числом» 
Завершение «задним числом»

«А если я забыл?» Если по каким-то причинам сотрудник не смог вовремя открыть или завершить свой день, он может сделать это «задним числом», запросив подтверждение у своего руководителя. Допустим, сотрудник с утра отсутствовал в офисе и не открыл свой день - он выставляет при открытии любое время, отличное от текущего, и пишет комментарии для руководства. Аналогично с закрытием - можно сделать это даже на следующий день, выставив правильное время, и объяснить причину в комментариях. Обратите внимание, что «отмотать» время назад можно просто ухватившись указателем мыши за стрелку циферблата. 

Отчет по рабочему времени

Отчет по рабочему времени 
Отчет по рабочему времени сотрудника 


Отчет по рабочему времени. Руководитель каждый день и в любое время может видеть информацию по своим сотрудникам, их планы на день и отчет за прошедшие дни. Отчет интегрирован с графиком отсутствий. Отдел кадров или бухгалтерия могут использовать отчет по рабочему времени для формирования табеля зарплаты. 

Отчет по рабочему времени 
Отчет по рабочему времени для руководства 


В соответствии с введенной и скорректированной информацией ведется учет рабочего времени каждого сотрудника и выводится в отчете по отработанному времени для руководства. Записи с измененным временем будут видны, как «скорректированные», и они должны быть подтверждены руководством, чтобы день сотрудника попал в эти отчеты. Отчеты интегрированы с календарями компании. Так, руководитель может взглянуть на совмещенный отчет по графику отсутствий и присутствий и сразу же определить процент опозданий и ранних уходов. Отчеты настраиваются на компанию, на отдел, на сотрудника – график рабочего времени (начало, конец дня, число рабочих дней, % допустимых опозданий). 

Что контролировать? Если в вашей компании, прежде всего, важна дисциплина, Тогда стоит контролировать % нарушений дисциплины. То есть отслеживать в отчетах начало и конец рабочего дня. Если важны рабочие дни и выработка часов, контролируйте эти показатели. KPI может быть дополнен необходимыми показателями. 

Отчет за выбранный интервал времени

Отчет по рабочему времени возможен не только за рабочий день, но и за выбранный интервал времени. Насколько регулярно требуется предоставлять этот отчет - настраивается на уровне сотрудников и подразделений: ежедневно, еженедельно, ежемесячно. В поставке продукта - типовой отчет за неделю, который можно изменить для других временных промежутков. 

 
Отчеты сотрудников отдела 

Например, руководитель отдела может задать сотрудникам представление отчета за неделю. В этом случае в конце недели сотруднику будет предлагаться для заполнения недельный отчет, в котором содержатся все данные по его рабочим дням за прошедшую неделю. Сотрудник может отредактировать эти данные, дополнить, сгруппировать, если нужно, однотипные отчеты, после чего сохранить измененный отчет и отправить руководителю. 

 
Отправка отчета руководителю 

Руководитель утверждает представленный отчет и, если нужно, оценивает его. 

 
Оценка отчета 

При закрытии дня сотрудник может изменить всю доступную ему информацию в отчете, добавить то, что он забыл или не успел записать в отчет за день. Например, внести информацию о событии, которое было вне офиса, и в соответствии с этим изменить время начала рабочего дня. Пересмотреть задачи, закрыть выполненные и перенести срок у тех, что отложены, дописать и отредактировать отчет за день. 


Отчет за день 
Отчет за день 

Учет времени, потраченного на задачу

Таймменеджмент интегрирован с функцией учета времени по задачам - сотрудник видит, сколько времени он затратил на ту или иную задачу. При закрытии дня в отчете есть возможность указать время, потраченное на задачу. 

Время, потраченное на задачу 
  • если задача была в статусе «выполняется» в течение всего дня, то по умолчанию временем исполнения задачи будет считаться время всего рабочего дня;
  • если задача находилась в статусе «выполняется» в течение какого-то времени в рабочем дне, то будет предложено время по логу статусов задачи;
  • если задача в течение дня не находилась в статусе «выполняется», то по умолчанию будет предложено время 00:00 и снята галочка о включении задачи в отчет; есть возможность указать затраченное время для такой задачи и включить ее в отчет, при этом в интерфейсе задачи будет создана запись о длительности ее исполнения.

Настройка «Рабочего дня»

Параметры Рабочего дня 
Параметры «Рабочего дня» 

Параметры «Рабочего дня» можно настроить, причем, применить эти настройки на любом уровне - скажем, к одному из отделов или к конкретному сотруднику. Отдельно настраивается: начало и конец рабочего дня; допустимые опоздания на работу; допустимое время ухода с работы до конца рабочего дня 
минимальная продолжительность рабочего дня. 

Доступ к функционалу системы

Функциональность системы для различных групп пользователей на портале различна и зависит от выданных прав. Так простые сотрудники могут пользоваться системой и просматривать личные данные учета на любой странице портала. Руководитель может это делать уже на уровне своего подразделения, а также изменять данные в системе и подтверждать/отклонять различные нарушения (скорректированное время открытия/закрытия рабочего дня, например). Администратор системы настраивает параметры учета для всей компании. При этом руководитель подразделения может их изменить для своих подчиненных. Отдел кадров, в свою очередь, вправе настроить параметры учета для каждого отдельного сотрудника. 

Так же, по разному - для сотрудников и руководства выводится и отчет по рабочему времени. Сотрудник видит данные только по своим рабочим дням или все данные отдела, но изменить ничего в отчете не может. Руководители могут видеть отчеты по рабочим дням как своих отделов, так и подотделов. Вы, конечно же, можете изменить для своей компании на свое усмотрение заданные в системе настройки по умолчанию. 

Учет рабочего времени будет особенно эффективным, если основной штат вашей компании работает в офисе за компьютерами. Также система учета отработанного времени отлично функционирует при свободном графике сотрудников и для работающих удаленно. Ведь система не принуждает, а дает инструмент для повышения эффективности. Таким образом вы можете повысить дисциплину в компании без создания какого-либо напряжения.