Таймменеджмент 2.0

«Таймменеджмент 2.0» - система учета рабочего времени «без проходной». Система служит для повышения дисциплины без создания напряжения в компании, позволяет построить дисциплину любой степени жесткости в зависимости от выбора руководителя. В системе ведется табель рабочих дней.

Работа системы

Интерфейс «Рабочий день» помогает планировать задачи и события на день, отмечать начало и конец рабочего дня, писать отчет за день. В соответствии с введенной информацией ведется учет рабочего времени каждого сотрудника и выводится в отчете по отработанному времени для руководства. 

 
Рабочий день начат!

Как работает система? Каждое утро сотрудник должен зайти на корпоративный портал и начать свой рабочий день. Тут же система предложит ему спланировать свой рабочий день - выбрать из списка активных задач те, что будут выполняться сегодня, а также вручную набросать новые - скажем, список мелких дел. План на день включает также перечень событий - например, участие в планерках или посещение мероприятий. При добавлении новых событий сотрудник может выставить время и признак «вне офиса», если на это время он планирует поездку, участие в стороннем мероприятии и т.д. 

 

Даже в свернутом виде панель «Рабочего дня» остается функциональной. Взглянув на нее, каждый сотрудник увидит: и сколько задач незавершенных у него на день осталось, и во сколько ему отправляться на какое-то событие, если оно было задано, и сколько осталось до конца рабочего дня, и скольк в «Живой ленте» непрочитанных сообщений. 

В течение рабочего дня сотрудник может сделать перерыв и нажать соответствующую кнопку. Потом, возвратившись с «перекура», он продолжает свой рабочий день. Система при этом подсчитывает только рабочее время по факту. 

 
Кофе-пауза

В конце рабочего дня сотрудник завершает свой рабочий день, также нажимая соответствующую кнопку. Он может скорректировать список задач, завершив те, что сделаны. Нужно отметить, что как завершить задачу, так и начать ее выполнение можно прямо из интерфейса «Рабочего дня», не редактируя саму задачу. Оставшиеся задачи остаются в списке задач на следующий день. Логично, что завершая день, сотрудник пишет и отчет за этот день. Впрочем, отчет он может создавать и в течение всего дня, сохраняя введенные записи. 

 
Завершение «задним числом»

«А если я забыл?» Если по каким-то причинам сотрудник не смог вовремя открыть или завершить свой день, он может сделать это «задним числом», запросив подтверждение у своего руководителя. Допустим, сотрудник с утра отсутствовал в офисе и не открыл свой день - он выставляет при открытии любое время, отличное от текущего, и пишет комментарии для руководства. Аналогично с закрытием - можно сделать это даже на следующий день, выставив правильное время, и объяснить причину в комментариях. Обратите внимание, что «отмотать» время назад можно просто ухватившись указателем мыши за стрелку циферблата. 

Отчет по рабочему времени

 
Отчет по рабочему времени сотрудника 

Отчет по рабочему времени. Руководитель каждый день и в любое время может видеть информацию по своим сотрудникам, их планы на день и отчет за прошедшие дни. Отчет интегрирован с графиком отсутствий. Отдел кадров или бухгалтерия могут использовать отчет по рабочему времени для формирования табеля зарплаты. 

 
Отчет по рабочему времени для руководства 

В соответствии с введенной и скорректированной информацией ведется учет рабочего времени каждого сотрудника и выводится в отчете по отработанному времени для руководства. Записи с измененным временем будут видны, как «скорректированные», и они должны быть подтверждены руководством, чтобы день сотрудника попал в эти отчеты. Отчеты интегрированы с календарями компании. Так, руководитель может взглянуть на совмещенный отчет по графику отсутствий и присутствий и сразу же определить процент опозданий и ранних уходов. Отчеты настраиваются на компанию, на отдел, на сотрудника – график рабочего времени (начало, конец дня, число рабочих дней, % допустимых опозданий). 

Что контролировать? Если в вашей компании, прежде всего, важна дисциплина, Тогда стоит контролировать % нарушений дисциплины. То есть отслеживать в отчетах начало и конец рабочего дня. Если важны рабочие дни и выработка часов, контролируйте эти показатели. KPI может быть дополнен необходимыми показателями. 

Отчет за выбранный интервал времени

Отчет по рабочему времени возможен не только за рабочий день, но и за выбранный интервал времени. Насколько регулярно требуется предоставлять этот отчет - настраивается на уровне сотрудников и подразделений: ежедневно, еженедельно, ежемесячно. В поставке продукта - типовой отчет за неделю, который можно изменить для других временных промежутков. 

 
Отчеты сотрудников отдела 

Например, руководитель отдела может задать сотрудникам представление отчета за неделю. В этом случае в конце недели сотруднику будет предлагаться для заполнения недельный отчет, в котором содержатся все данные по его рабочим дням за прошедшую неделю. Сотрудник может отредактировать эти данные, дополнить, сгруппировать, если нужно, однотипные отчеты, после чего сохранить измененный отчет и отправить руководителю. 

 
Отправка отчета руководителю 

Руководитель утверждает представленный отчет и, если нужно, оценивает его. 

 
Оценка отчета 

При закрытии дня сотрудник может изменить всю доступную ему информацию в отчете, добавить то, что он забыл или не успел записать в отчет за день. Например, внести информацию о событии, которое было вне офиса, и в соответствии с этим изменить время начала рабочего дня. Пересмотреть задачи, закрыть выполненные и перенести срок у тех, что отложены, дописать и отредактировать отчет за день. 


 
Отчет за день 

Учет времени, потраченного на задачу

Таймменеджмент интегрирован с функцией учета времени по задачам - сотрудник видит, сколько времени он затратил на ту или иную задачу. При закрытии дня в отчете есть возможность указать время, потраченное на задачу. 

 

• если задача была в статусе «выполняется» в течение всего дня, то по умолчанию временем исполнения задачи будет считаться время всего рабочего дня;
• если задача находилась в статусе «выполняется» в течение какого-то времени в рабочем дне, то будет предложено время по логу статусов задачи;
• если задача в течение дня не находилась в статусе «выполняется», то по умолчанию будет предложено время 00:00 и снята галочка о включении задачи в отчет; есть возможность указать затраченное время для такой задачи и включить ее в отчет, при этом в интерфейсе задачи будет создана запись о длительности ее исполнения.

Настройка «Рабочего дня»

 
Параметры «Рабочего дня» 

Параметры «Рабочего дня» можно настроить, причем, применить эти настройки на любом уровне - скажем, к одному из отделов или к конкретному сотруднику. Отдельно настраивается: начало и конец рабочего дня; допустимые опоздания на работу; допустимое время ухода с работы до конца рабочего дня 
минимальная продолжительность рабочего дня. 

Доступ к функционалу системы

Функциональность системы для различных групп пользователей на портале различна и зависит от выданных прав. Так простые сотрудники могут пользоваться системой и просматривать личные данные учета на любой странице портала. Руководитель может это делать уже на уровне своего подразделения, а также изменять данные в системе и подтверждать/отклонять различные нарушения (скорректированное время открытия/закрытия рабочего дня, например). Администратор системы настраивает параметры учета для всей компании. При этом руководитель подразделения может их изменить для своих подчиненных. Отдел кадров, в свою очередь, вправе настроить параметры учета для каждого отдельного сотрудника. 

Так же, по разному - для сотрудников и руководства выводится и отчет по рабочему времени. Сотрудник видит данные только по своим рабочим дням или все данные отдела, но изменить ничего в отчете не может. Руководители могут видеть отчеты по рабочим дням как своих отделов, так и подотделов. Вы, конечно же, можете изменить для своей компании на свое усмотрение заданные в системе настройки по умолчанию. 

Учет рабочего времени будет особенно эффективным, если основной штат вашей компании работает в офисе за компьютерами. Также система учета отработанного времени отлично функционирует при свободном графике сотрудников и для работающих удаленно. Ведь система не принуждает, а дает инструмент для повышения эффективности. Таким образом вы можете повысить дисциплину в компании без создания какого-либо напряжения.