Управление документами

Работайте с документами в «Битрикс24» даже при отсутствии офисного ПО. Через внешние онлайн сервисы Google Docs и MS Office Online вы можете открыть, просмотреть и отредактировать онлайн любые файлы популярных форматов.  Редактируйте любые документы в «Битрикс24» с помощью приложений на вашем компьютере: в MS Office или даже Adobe Photoshop. После изменения файл сохранится сразу в Битрикс24.

Система управления документами

Подключите «Битрикс24.Диск»

Получите c помощью «Битрикс24.Диск» доступ к вашим документам на портале с любого устройства. Синхронизируйте все изменения между этими устройствами. Вы можете, работая как в Windows, так и в Mac OS, управлять документами на портале в любых условиях - даже когда у вас нет Интернета и компьютер в режиме офлайн.

Подключить «Битрикс24.Диск»


«Битрикс24.Диск» подключается нажатием одной кнопки из десктопного приложения для «Битрикс24». 

Редактирование документов онлайн

Просматривая документ, вы можете тут же, в браузере на портале, внести в него изменения. И для этого совершенно не нужны специальные офисные приложения для открытия документов, электронных таблиц и презентаций.  

 
Редактировать документ в «Живой ленте»

Google Docs и Microsoft Office Web Apps

Редактируйте без офисных пакетов!

Функционал работы документов онлайн на портале интегрирован с двумя ключевыми на рынке продуктами: Google Docs и Microsoft Office Web Apps. Вы можете выбрать, какой из этих сервисов (или оба одновременно) использовать в компании. 


Редактирование документов в Google Docs


«Листайте» и редактируйте свои «Файлы» прямо в браузере

Просто зайдите в свои «Файлы» и щелкните мышью любой документ. Файл откроется в слайдере, и вы сможете просмотреть всю свою папку, щелкая кнопки «Вперед» и «Назад». Не важно, в каких форматах ваши файлы - вы увидите один за другим и текстовые документы, и графические изображения, и презентации, и многое другое. 

 
«Листайте» документы в «Живой ленте»

Точно так же - в слайдере - просмотрите документы, вложенные в сообщение, которое коллега вам прислал через портал. При этом вы можете «листать» не только сами вложенные файлы, но и документы, если они многостраничные. 

 
Отредактируйте без офисных пакетов

Просматривая документ, вы можете тут же, в браузере на портале, внести в него изменения. И для этого совершенно не нужны специальные программы для открытия определенных типов файлов. 

Поддерживаются документы PDF, презентации PowerPoint, документы Word и множество других форматов файлов. Просматривайте более 30 типов файлов просто в браузере, включая различные изображения, файлы Adobe Illustrator и Photoshop,даже если на вашем устройстве нет оригинального программного обеспечения для работы с ними. 

Создавайте новые документы без офисных пакетов  

Теперь, вы можете в онлайне создать документ и сразу же прикрепить его к задаче или к сообщению на портале. Отправляя сообщение коллегам или создавая задачу, вы можете тут же «набросать» документ, таблицу или презентацию. На выбор - с помощью Google Docs или Microsoft Office Web App.  

 
Создание нового документа с помощью Google Docs


Сценарий создания нового документа:

• выбрать, что создаем: документ, таблицу или презентацию
• выбрать сервис: с помощью чего создаем
• создать и оформить документ
• сохранить на портал

Созданный документ тут же индексируется на портале, и дальше с ним можно работать обычным образом. 

 
Разрешить коллегам редактировать документ

Создайте новый документ и загрузите в задачу. Вы можете, находясь в задаче, создать новый документ и сразу же прикрепить его к задаче. Участники задачи смогут не только просмотреть, но и отредактировать прикрепленный вами документ, если вы разрешите это делать при загрузке.

Работайте над файлами вместе онлайн

Работайте совместно с документами онлайн. Несколько человек могут открыть один и тот же документ с портала, одновременно вносить исправления, видеть правки коллег и сохранять свои изменения. 

Совместно редактируйте документы

Это очень удобно - сообща работать с документом, полученным в сообщении с портала или прикрепленном к задаче. Разрешите получателям сообщения редактировать документы, чтобы они могли поработать над ним вместе. 

Разрешите редактировать коллегам

Приложения Office Web Apps: просматривайте документы Office и совместно используйте их в версиях приложений Word, PowerPoint, Excel и OneNote для браузера. 

Документы в безопасности! 

Вы можете редактировать документы на портале в режиме реального времени и не волноваться за их сохранность. Используемые при этом технологии ориентированы на безопасность и надежность, и в них используются шифрованные подключения к серверам Google и Microsoft. К тому же, документы сохраняются на вашем портале и не передаются на эти серверы, а только лишь там обрабатываются. 

При необходимости просмотр и редактирование через Google Docs и Microsoft Office Web Apps можно отключить в настройках корпоративного портала.

Службы Google и Microsoft обеспечивают высокий уровень безопасности с двухфакторной аутентификацией. Сеансы в браузерах автоматически шифруются с помощью протокола SSL, поэтому для использования технологий не нужны сети VPN или другие сложные инфраструктуры. Такой подход позволяет обеспечить безопасность ваших данных при их передаче из браузера в центры обработки сервисов.

Редактирование документов на компьютере

Вы можете править документы на портале не только через внешние онлайн сервисы Google Docs и MS Office Online, но и с помощью «родных» для документов приложений (DOCX - в MS Word, XLS - в MS Excel и даже PSD - в Adobe Photoshop). Вам не придется скачивать документы и сохранять изменения на портал - за вас все это сделает система.

Файл открывается в «родном» приложении

При использовании этого инструмента документ автоматически открывается в локальном приложении на компьютере, а после редактирования все изменения сохраняются на портал. Вам не придется ничего скачивать с портала и сохранять назад после правки. 



Не нужно скачивать и сохранять!

При просмотре документов на портале вы можете выбрать команду: «Редактировать на моем компьютере». Документ откроется в приложении, соответствующем типу открываемого файла и по умолчанию связанным с этим типом. 

«Привяжите» тип файла к нужному приложению

Редактируйте файлы с портала так, как вам хочется. Например. На вашем комьютере может быть установлено несколько программ для обработки графики (Picasa, Paint.NET, PhotoScape, The Gimp и т.д.). Изображение в JPG откроется для правки с портала в той из них, которая назначена в вашей операционной системе по умолчанию для работы с этим форматом.

Любые документы, а не только на Диске!

Вы можете редактировать любые документы на портале с помощью программ, установленных на вашем компьютере. Это возможно для документов на вашем Диске, это могут быть документы в сообщениях «Живой ленты», в задачах, в делах CRM и т.д. 

• Редактирование любых документов на компьютере
• Просмотр через привычные программы
• Вся история работы с документом

Открыть, изменить, сохранить на портал!

Можно просматривать документы в Google Docs и MS Office Web App. Но дополнительно вы их можете просмотреть и в «родных» приложениях (например, изображения в любимом просмотрщике). Отредактировать и тут же сохранить на портал - туда, где документ участвовал (в задачу, комментарий и т.д.). Все изменения файла можно увидеть в истории документа.

Изменяйте документы прямо на портале

Вы можете редактировать офисные документы прямо на портале не только через MS Internet Explorer, но и через Mozilla Firefox. Это возможно благодаря специальному расширению для этого браузера - «Интеграция с 1С-Битрикс: Корпоративный портал». Более того, вы можете так редактировать документы не только MS Office, но и OpenOffice, и LibreOffice, потому что протокол WebDAV поддерживается во всех этих офисных пакетах. И такой способ редактирования документов на портале в популярных браузерах работает не только под Windows, но и под Unix подобными системами и Mac. 

 
Настройка интеграции Firefox с «1С-Битрикс: Корпоративный портал» 

Плагин «Интеграция с «1С-Битрикс: Корпоративный портал» для браузера Firefox позволяет просто и быстро редактировать офисные документы из библиотеки документов, не загружая их на локальный компьютер. И, единственное, что для этого необходимо - чтобы у вас был установлен хотя бы один из трех перечисленных офисных пакетов.


Новый плагин идет в составе продукта, и его не требуется специально где-то скачивать. Плагин устанавливается при первом редактировании документа на портале, и его не придется вручную запускать из списка расширений браузера. Достаточно в настройках плагина выбрать программу для открытия офисных документов - указать путь к папке офисного пакета на вашем компьютере. 

 
Разрешите в Firefox установку плагина «Интеграция с 1С-Битрикс: Корпоративный портал» 

Появление плагина для Firefox и расширенная поддержка WebDAV предоставляют пользователям вашего портала один из самых удобных и понятных сценариев работы: открыли документ, внесли поправки и сохранили его прямо на портал. Новый плагин позволяет редактировать документы в Firefox аналогично тому, как вы уже это делали в Internet Explorer. 

 
Подтвердите безопасность веб-сервера

Для изменения документа прямо на портале через Firefox:

• нажмите на имя нужного документа в списке библиотеки; 
  
• подтвердите, что портал, с которого вы открываете документ, является безопасным;
• введите логин и пароль пользователя портала для доступа к документу;
• отредактируйте документ в открывшемся офисном приложении;
• сохраните и закройте приложение;
• изменения будут сохранены на портале в той папке, откуда вы открыли документ для редактирования.

Пока вы редактируете документ на портале, больше никто его не может открыть, поскольку он блокируется от изменения другими пользователями. И в списке документов библиотеки ваши коллеги увидят, что документ заблокирован именно вами. Как только вы сохраните документ, блокировка автоматически снимется. 

Интерфейс, навигация

«Плоский» дизайн

«Битрикс24.Диск» представлен в современном «плоском» дизайне. Все инструменты управления документами сделаны яркими и заметными. Благодаря этому работать с файлами приятно и удобно.

 
Современный интерфейс

Два представления файлов

2 режима просмотра

Списком или плиткой - выбирайте удобный для себя режим просмотра документов.
 
Плиткой

Навигация по дереву диска удобней

С удобной навигацией по дереву легко перемещаться по структуре Диска. 
И быстро ориентироваться в содержимом его папок.

Иконки для «Битрикс24.Диска»

Что за папки и файлы на Диске?

Какие из файлов «расшарены» для «внешки»? Какие папки в общем доступе с коллегами? Что находится в процессе синхронизации? Достаточно взглянуть на содержимое своего Диска на портале, чтобы увидеть общую картину. Теперь такая информация отображается в статусах файлов и папок. 
Иконки
Иконки отображают статусы файлов и папок на Диске:

• Синхронизировано
• Открыт общий доступ
• Файл не синхронизирован

Управление файлами

Множественная загрузка

Загружайте документы группами!

Не нужно добавлять на портал каждый файл по отдельности. Возможна множественная загрузка. 
Загрузить сразу несколько документов
Просто выделите группу файлов и отправьте их на свой Диск. 

Системные папки на Диске

В папке «Сохраненные» хранятся все файлы, которые вы сохраняете на Диск. Загруженные на портал файлы (например, загруженные в задачу или сообщение в «Живой ленте») сохраняются в папку «Загрузки».
 
Папка «Сохраненные»
Папка «Загрузки» не синхронизируется с локальной папкой на вашем компьютере.

Контекстные меню «Битрикс24.Диска» на компьютере

Не нужно идти на портал, чтобы «расшарить» свои папки и файлы, поделиться ими с коллегами или обсудить их в «Живой ленте». Вы можете все это делать с компьютера. Например, быстро добавить произвольный файл на свой «Битрикс24.Диск» и моментально получить для него внешнюю ссылку, с помощью  контекстных меню файлов и папок.  


Файлы на «Битрикс24.Диск» - одним кликом!  

Отправить любой файл на свой «Битрикс24.Диск» можно в мгновение ока, где бы он ни находился на компьютере. Воспользуйтесь командой в контекстном меню «Отправить в «Битрикс24».  

Эта команда появилась у всех без исключения файлов на вашем компьютере. После ее выполнения файл копируется в корень «Битрикс24.Диска» на компьютере и синхронизируется с порталом.  

Легко поделиться любым файлом!  

Файлом легко поделиться: получить публичную ссылку для партнеров, переместить файл в общую папку для совместной работы с коллегами, скопировать на Диск рабочей группы.

• Получить публичную ссылку на файл
• Обсудить файл в «Битрикс24» без промедления  
• Откройте доступ к своей папке в «Битрикс24.Диск»

И все это – с помощью возможностей «Битрикс24.Диска». 

Публичная ссылка на файл? Моментально!

Ссылка уже в вашем буфере обмена 

Дать доступ для «внешки» к своим файлам на «Битрикс24.Диске» становится и проще, и быстрее. Просто воспользуйтесь новой командой из меню файла «Получить публичную ссылку...», - и эта ссылка уже в вашем буфере! Ссылку сразу же можно использовать. Например, разослать журналистам, если это пресс-релиз. Или раздать партнерам, если файл содержит новый каталог продуктов. Эта возможность позволяет навсегда отказаться от использования внешних ресурсов для хранения файлов. К тому же, использование этой возможности сокращает нагрузку на корпоративные почтовые сервера.

Забудьте про внешние сетевые диски и файлообменники

Если вам нужно более детально настроить общий доступ к некоторым документам, перейдите на ваш портал и воспользуйтесь сервисом «Публичные файлы». С его помощью вы можете получать уникальные ссылки на файлы, защищать их паролем, задавать время «жизни» этих ссылок и делать еще многое другое.

Обсудить документ на портале? Вы уже обсуждаете!

Документ прикреплен к сообщению

Готовите новый документ и хотите быстро обсудить его с коллегами? Сделайте это немедленно! Стоит выбрать из меню документа команду «Обсудить в Битрикс24», - открывается браузер с формой создания нового сообщения в «Живой ленте». 



Вы сразу пишете сообщение на портале. Сам документ прикрепляется автоматически к сообщению, остается отправить все коллегам. Новая контекстная команда избавляет вас от серии ненужных теперь действий: зайти на портал, перейти в «Живую ленту», создать Сообщение, найти и прикрепить для него файл для обсуждения.

Сделайте папку общей

Откройте доступ к своей папке с компьютера 

Теперь вы можете «расшарить» папку на своем Диске непосредственно с компьютера. Для этого достаточно выбрать из контекстного меню папки новую команду «Настроить общий доступ...» и воспользоваться тем же, привычным диалогом, что и на портале.

В диалоге настройки доступа:

• Добавьте нужных сотрудников, группы и отделы
• Разрешить получателям делиться папкой (если нужно)

Приняв приглашение, коллеги смогут работать с общими файлами - как с собственными на своем Диске. Вы. как владелец, управляете доступом к папке - от изменения списка приглашенных коллег до полного закрытия доступа к ней.

Библиотека документов

Система управления документами позволяет организовать на портале специальный раздел для коллективной работы над документами - «Все документы». Раздел может включать множество папок документов для различных рабочих групп и отдельных пользователей. В папках работает мгновенный поиск по файлам и содержимому. При работе с документами можно использовать бизнес-процессы. Весь раздел с общими документами или отдельная папка подключается как сетевой диск.
Библиотека документов позволяет организовать коллективный доступ к офисным документам, хранящимся на сервере, с возможностью редактировать их, сохранять изменения, вести историю версий в системе документооборота, работать с файлами в браузере и через проводник. 

Общие документы

Доступ к общим документам

В разделе «Все документы» выводятся ссылки на все библиотеки документов, доступ к которым имеет сотрудник компании: личные документы пользователя; персональные документы других сотрудников; страницы раздела «Документы» и документы групп интранета и экстранета. 

Чтобы получить доступ сразу ко всем доступным вам библиотекам документов корпоративного портала и работать с ними, как с обычными папками и документами, подключите эту страницу как сетевой диск. 

Общие файлы

Все общие документы сотрудников и рабочих групп доступны в специальных папках библиотеки документов на портале: «Документы сотрудников» и «Рабочие группы». Это очень удобно для выкладывания на портал общедоступных документов, презентаций, видео и других данных. 

 
Общие документы 

Сотрудник компании в разделе «Документы» видит ссылки на все библиотеки документов, к которым имеет доступ: все свои документы, документы коллег, документы групп интранета и экстранета. Подключив раздел «Документы» как сетевой диск, сотрудник может работать с доступными ему документами на портале, как с обычными папками и документами на своем компьютере. 

 
Общие файлы сотрудников 

Папка «Файлы» в профайле у каждого пользователя портала становится действительно его персональным разделом - коллеги не имеют к нему доступа. В результате, сотрудник может размещать в своей папке какие-то приватные документы, не опасаясь их огласки. Но, наряду с этим, у сотрудника имеется возможность «расшарить» файлы и целые папки для общего доступа. 

 
Общие файлы рабочих групп 

В каждой рабочей группе на портале - точно такой же подход к организации доступа к файлам. В библиотеке документов группы могут открывать для доступа извне отдельные документы и целые папки. Наряду с конфиденциальностью всех документов, теперь каждая группа, даже закрытая, может показать для всей компании часть своих незасекреченных данных. 

Действия над документами

Все возможные действия над документом доступны прямо из меню документа в Библиотеке. Вы можете, выбрав действие из списка, открыть, скачать, переименовать, переместить или удалить документ. При этом удаленный файл останется в корзине. Вы запустите бизнес-процесс для документа, просто выбрав его из  имеющихся. У каждого документа в библиотеке есть единая карточка, и выполненные изменения отразятся в его свойствах и описании. 
  
 
Меню действий над документом


Загружаются документы в библиотеку из разных источников, как по одному, так и целыми папками. Причем, для любого документа вы можете загрузить новую копию, в Библиотеке реализована поддержка версионности. Легко найти нужный вам документ, воспользовавшись быстрым поиском по файлам и по содержимому - с фильтром и подсказками. При желании, под опубликованным документом можно организовать обсуждение. 

Все возможности Библиотеки документов:  коллективная работа с офисными документами, хранящимися на сервере; запуск бизнес-процессов для любого из документов; создание и удаление персональных папок для хранения документов; создание и удаление разделов и папок рабочих групп и подразделений;  разграничение доступа к содержимому папок групп и сотрудников; произвольная глубина вложенности при создании новых разделов и папок; пакетная загрузка документов на сервер из выбранной папки; загрузка документов из разных источников; возможность перезаписи существующих файлов при загрузке;  выполнение доступных действий прямо из меню документа в списке; изменение свойств документов прямо на сервере; изменение документов с помощью приложений Microsoft Office; сохранение измененных документов сразу на сервер; ведение истории изменений документов с возможностью «отката»;  поддержка версионности, загрузка новых копий документа;  работа с Корзиной - восстановление документов; индексация офисных документов для последующего поиска;  блокирование открытых документов от изменения другими пользователями.

Единая карточка документа

У каждого документа в Библиотеке есть единая карточка. Здесь представлен набор вкладок, которые позволяют увидеть и изменить всю информацию о документе. Это и свойства документа, где кроме обычных атрибутов файла вы можете добавить теги и описание, а также загрузить новую версию. И история изменений, из которой вы можете «откатить» любые правки. 

 
Единая карточка документа


И бизнес-процессы, где вы сможете просмотреть список бизнес-процессов, в которых документ задействован, а также запустить новые. И версии документа. И обсуждение, где можно смотреть и добавлять комментарии. Все вкладки можно «распахнуть», а для самой формы выбрать цветовую схему. 

 
Единая карточка документа


Здесь же, прямо в карточке, вы можете выполнить любые доступные действия над документом - такие как заблокировать для редактирования или создать версию, скопировать ссылку или просто удалить/скопировать/переименовать/переместить файл.  

Фильтр и Поиск

С помощью фильтра вы можете вывести на Общем диске все документы или только публичные, а также просмотреть корзину. Кроме того, подключаются способы сортировки - условия поиска, помогающие сузить результат, отсортировать документы в списках. В фильтр можно добавить время, тип, теги, автора, физический размер и состояние искомых документов. 



В Библиотеке работает быстрый поиск по файлам и по содержимому. Как и везде на портале - с мгновенным поиском и подсказками. Механизм поиска индексирует все заголовки и содержимое документов в Библиотеке и, в соответствии с индексной базой, при вводе запроса выводит подсказки.

Библиотека как сетевой диск

Вы можете не просто быстро, а буквально в 2 клика подключить любую отдельную папку в Библиотеке,  всю Библиотеку и даже весь свой портал как сетевой диск. Причем, сделаете это для всех операционных систем (всех версий Windows, Mac OS, Linux). Достаточно нажать на кнопку «Сетевой диск» в панели и выполнить предложенные действия. 

 
Подключить сетевой диск 

Например: «Для подключения библиотеки как сетевого диска по защищенному протоколу HTTPS/SSL: выполните команду Пуск > Выполнить > cmd. В командной строке введите:  net use z: https://cp.company.ru/docs/shared/ /user:cp.company.ru\login *» 

Библиотека как сетевой диск	Библиотека как веб-папка

У вас в списке сетевых дисков появится новый диск (Z - как в примере). Вы сможете работать с его папками и файлами обычным образом - через проводник, Total Commander или любой другой файловый менеджер. Доступ к содержимому диска - в соответствии с выданным вам на портале. Также вы можете добавить любую папку Библиотеки как веб-папку в сетевое размещение своего компьютера. После этого можно работать с ее содержимым, как и с обычными папками Windows. Так, просматривать свои веб-папки можно через Проводник или любой файловый менеджер. Просмотр и работа с содержимым веб-папок возможна и через браузер.

Библиотека из физической папки

Библиотеку на портале можно организовать не только на инфоблоках, но и задействовав обычную физическую папку* на диске. В каждой компании есть такие «расшаренные» папки - с документами, презентациями, видеоматериалами. Вы без труда можете использовать эти, уже имеющиеся, общие файловые хранилища. Нужно взять такую папку и просто вывести ее как библиотеку документов на портале. Все содержимое подключенных папок будет доступно в рамках Библиотеки документов портала. 

 
Файловое хранилище 

Администрировать такие папки очень удобно, поскольку при этом используются традиционные возможности файлового доступа: как с помощью средств портала, так и традиционными средствами операционной системы.